จัดการการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูล

การเข้าถึงระดับหน้าช่วยให้คุณจัดการว่าใครสามารถเปิดหน้าฐานข้อมูลได้ และการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้จะควบคุมว่าผู้ใช้ดูได้และแก้ไขได้ในคอลัมน์ไหน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลไดเรกทอรีทีมนั้นสามารถแสดงชื่อและบทบาทให้ทุกคนดูได้ ในขณะที่เฉพาะทีมบุคลากรของคุณเท่านั้นที่สามารถดูคอลัมน์เงินเดือนได้

คุณยังสามารถอนุญาตให้กลุ่มคนจำนวนมากดูคอลัมน์ได้ในขณะที่มีเพียงไม่กี่คนที่แก้ไขได้ ซึ่งใช้งานได้ดีสำหรับคอลัมน์ สถานะ หรือ การอนุมัติ

• พื้นที่ทำงานของคุณจำเป็นต้องอยู่ในแพ็คเกจ Business หรือแพ็คเกจ Enterprise เพื่อจัดการการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้

• คุณจำเป็นต้องมี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ไปยังฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้

• คุณสามารถตั้งค่ากฎการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้บนเว็บหรือเดสก์ท็อปได้ แต่ไม่ใช่บนมือถือ กฎที่คุณสร้างขึ้นจะยังคงมีผลเมื่อมีคนเปิดฐานข้อมูลบนมือถือ

1. เปิดฐานข้อมูลในมุมมองตารางบนเว็บหรือเดสก์ท็อป ใช้ฐานข้อมูลต้นฉบับ ไม่ใช่มุมมองลิงค์ของฐานข้อมูลนั้น

2. เปิดเมนูสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการควบคุม

3. เลือก การเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้

4. เลือกการเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับทุกคนที่สามารถเปิดฐานข้อมูลได้

5. เพิ่มข้อยกเว้นสำหรับแต่ละบุคคล กลุ่ม พร็อพเพอร์ตี้บุคคล หรือเอเจนต์ที่ต้องการสิ่งที่แตกต่างออกไป จากนั้นเลือกระดับการเข้าถึงของพวกเขา

6. เลือก ดูตัวอย่าง และเลือกบุคคลเพื่อดูว่าสิทธิ์ใดที่จะถูกตั้งค่าสำหรับพวกเขา

7. บันทึกกฎ

นี่คือระดับการเข้าถึงเริ่มต้นที่คุณตั้งค่าไว้ด้านบนสำหรับทุกคนที่สามารถเปิดฐานข้อมูลได้

• สืบทอดจากฐานข้อมูล: การเข้าถึงฐานข้อมูลทั้งหมดของบุคคลนั้นจะเป็นตัวกำหนดสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้กับคอลัมน์นี้

• สามารถแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้และค่าได้: บุคคลนั้นสามารถแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้และค่าของมันได้

• สามารถแก้ไขได้เฉพาะค่าเท่านั้น: บุคคลนั้นสามารถแก้ไขค่าได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ได้

• สามารถดูได้เฉพาะพร็อพเพอร์ตี้เท่านั้น: บุคคลนั้นสามารถดูว่ามีคอลัมน์นี้อยู่ แต่ไม่สามารถดูค่าใดๆ ของมันได้

• สามารถดูพร็อพเพอร์ตี้และค่าได้: บุคคลนั้นสามารถดูว่ามีคอลัมน์นี้อยู่และดูค่าของมันได้

• ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง: คอลัมน์และค่าต่างๆ ในคอลัมน์จะถูกซ่อนจากบุคคลนั้น

หากคุณกำลังใช้พร็อพเพอร์ตี้บุคคลในฐานข้อมูลของคุณ เช่น คุณมีฐานข้อมูลโครงการที่มีพร็อพเพอร์ตี้ เจ้าของโครงการ คุณสามารถทำให้ระดับการเข้าถึงของพร็อพเพอร์ตี้อื่นๆ ในฐานข้อมูลขึ้นอยู่กับค่าของพร็อพเพอร์ตี้บุคคลนั้นได้

ในตัวอย่างฐานข้อมูลโครงการ คุณอาจมีคอลัมน์ ต้นทุน ที่ระบุต้นทุนของโครงการ คุณต้องการให้เจ้าของโครงการแต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูและแก้ไขต้นทุนของโครงการตนเอง แต่ไม่สามารถเข้าถึงต้นทุนของโครงการอื่นในฐานข้อมูลนั้นได้ คุณสามารถทำได้โดยการให้สิทธิ์ สามารถแก้ไขค่าได้เท่านั้น แก่พร็อพเพอร์ตี้บุคคล เจ้าของโครงการ

การดำเนินการนี้จะไม่ให้สิทธิ์เข้าถึงชุดค่าทั้งหมดสำหรับพร็อพเพอร์ตี้นี้ หากคุณต้องการให้เจ้าของโครงการมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อแก้ไขค่าทั้งหมด คุณจะต้องให้สิทธิ์เพิ่มเติมแก่พวกเขา

• ผู้ที่มี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ต่อฐานข้อมูลจะมีการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ทั้งหมดอย่างเต็มรูปแบบเสมอ โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่า พวกเขาจะไม่ถูกจำกัดโดยกฎของคอลัมน์เลย ควรทดสอบกับผู้ที่ไม่มีการเข้าถึงเต็มรูปแบบเสมอ

• การเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ขึ้นอยู่กับการเข้าถึงหน้า กฎของคอลัมน์จะไม่ให้สิทธิ์ใครในการเข้าถึงหน้าฐานข้อมูลที่พวกเขาไม่สามารถเปิดได้อยู่แล้ว

• มุมมองที่กรอง จัดเรียง หรือจัดกลุ่มตามคอลัมน์ที่บางคนไม่สามารถดูได้อาจไม่เปิดขึ้นสำหรับพวกเขา เราขอแนะนำให้ตั้งค่ามุมมองที่ปรับให้เหมาะกับระดับการเข้าถึงของผู้ใช้งานที่ตั้งใจไว้

• หากบุคคลหนึ่งตรงกับข้อยกเว้นมากกว่าหนึ่งรายการ Notion จะให้ระดับการเข้าถึงที่จำกัดน้อยที่สุดแก่พวกเขา

• Notion จะเคารพการเข้าถึงที่กว้างที่สุดที่บุคคลนั้นมี หากมีคนยังคงดูได้คอลัมน์ที่คุณจำกัดไว้ ให้ตรวจสอบส่วนที่เหลือของเมนู แชร์ เพื่อดูการเข้าถึงที่กว้างขึ้น

• เอเจนต์สามารถได้รับสิทธิ์ของตนเองในพร็อพเพอร์ตี้ได้ โดยปกติแล้ว Notion AI จะสืบทอดสิทธิ์ของผู้ใช้ หากผู้ใช้ไม่สามารถดูคอลัมน์ได้ เอเจนต์ของพวกเขาก็จะไม่สามารถอ่านหรือกรอกข้อมูลในคอลัมน์นั้นได้ โปรดทราบว่าหมายความว่า Notion AI หรือเอเจนต์อาจรายงานว่าไม่มีคอลัมน์ดังกล่าวอยู่

• การกู้คืนฐานข้อมูลเวอร์ชันเก่าจะยังคงรักษากฎการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ของเวอร์ชันปัจจุบันไว้

• ประเภทคอลัมน์ต่อไปนี้ไม่สามารถจำกัดได้:

  • ชื่อ

  • รหัส

  • สร้างโดย

  • เวลาที่สร้าง

  • แก้ไขล่าสุดโดย

  • เวลาที่แก้ไขล่าสุด

  • พร็อพเพอร์ตี้ที่ซิงค์บางประเภท

  • พร็อพเพอร์ตี้รายการย่อยหรือความสัมพันธ์หลัก

• คุณไม่สามารถจัดการการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ในฐานข้อมูลวิกิได้

• คุณไม่สามารถสร้างหรือเปลี่ยนกฎจากโทรศัพท์ของคุณได้ กฎที่คุณสร้างไว้แล้วยังคงมีผลบังคับใช้ที่นั่น

• ฐานข้อมูลที่มีกฎการเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้จำนวนมากอาจโหลดช้าลง โดยเฉพาะในมุมมองที่มีการจัดเรียง กรอง หรือจัดกลุ่มตามพร็อพเพอร์ตี้ที่ถูกจำกัดไว้

ฉันหา การเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ไม่พบ

ตรวจสอบว่าพื้นที่ทำงานของคุณอยู่ในแพ็คเกจ Business หรือแพ็คเกจ Enterprise ว่าคุณมี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ไปยังฐานข้อมูล และคุณกำลังใช้งานบนเว็บหรือเดสก์ท็อป

มีบางคนยังคงดูได้คอลัมน์ที่ฉันจำกัดสิทธิ์ไว้

ขั้นแรกให้ตรวจสอบว่าบุคคลนั้นมี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ไปยังฐานข้อมูลหรือไม่ เพราะกฎของคอลัมน์จะไม่จำกัดพวกเขา จากนั้นตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์หน้าและฐานข้อมูล การเข้าถึงเริ่มต้นของคอลัมน์ และข้อยกเว้นแต่ละรายการ โดยใช้ ดูตัวอย่าง Notion จะใช้การเข้าถึงที่กว้างที่สุดที่บุคคลนั้นมีเสมอ

มุมมองหนึ่งไม่เปิดขึ้นสำหรับบางคน

ตรวจสอบว่ามุมมองนั้นมีการกรอง การเรียงลำดับ หรือการจัดกลุ่มตามคอลัมน์ที่คนเหล่านั้นไม่สามารถดูได้หรือไม่ หากใช่ ให้แนะนำพวกเขาไปยังมุมมองที่ไม่ได้ใช้คอลัมน์นั้น

Notion AI หรือเอเจนต์บอกว่าไม่มีคอลัมน์นั้นอยู่

โดยปกติแล้วหมายความว่าไม่มีสิทธิ์เข้าถึงคอลัมน์นั้น ให้ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์ฐานข้อมูลและหน้า จากนั้นตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นของคอลัมน์และข้อยกเว้นของคอลัมน์นั้น

ปุ่ม, อัตโนมัติ, สูตร หรือ Rollup หยุดทำงาน

ลองใช้เวิร์คโฟลว์เดียวกันกับคนที่สามารถมองเห็นคอลัมน์นั้นได้ หากเวิร์คโฟลว์ทำงานได้สำหรับพวกเขา แสดงว่าคนที่กำลังใช้งานอยู่ขาดสิทธิ์การเข้าถึงคอลัมน์ที่เวิร์คโฟลว์นั้นจำเป็นต้องใช้

• การตั้งค่าการแชร์และสิทธิ์การเข้าถึง

• พร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูล

• มุมมอง ตัวกรอง และการเรียงลำดับ