Database-automatiseringen

Database-automatiseringen zijn reeksen Acties die elke keer plaatsvinden wanneer een specifieke wijziging in een database optreedt. Ze bestaan uit zowel triggers (de gebeurtenissen die de automatisering starten) als Acties (het effect van de automatisering). Database-automatiseringen zijn bedoeld om je tijd te besparen en je werk te vereenvoudigen, en kunnen heel eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van je behoeften.

Database-automatiseringen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• Toewijzen van taken aan bepaalde personen wanneer de status verandert.

• Een Slack-melding naar een kanaal sturen wanneer een pagina aan een database wordt toegevoegd.

• Database-automatiseringen zijn beschikbaar op betaalde abonnementen op alle platforms.

• Database-automatiseringen kunnen worden gemaakt, bewerkt of verwijderd door gebruikers met een betaald abonnement die Volledige toegang tot de database hebben.

• Slack-automatiseringen kunnen echter alleen worden bewerkt door de Maker van de automatisering.

• Gebruikers met een gratis abonnement kunnen Slack-notificatie-automatiseringen maken, maar geen andere soorten automatiseringen.

• Gebruikers met een gratis abonnement kunnen bestaande automatiseringen in sjablonen gebruiken, maar ze kunnen deze niet bewerken.

Een database-automatisering maken:

1. Klik op ⚡ boven aan een database → Nieuwe automatisering.

2. Geef je database-automatisering een naam als je wilt.

3. Selecteer Nieuwe trigger om een trigger te maken. Selecteer vervolgens Trigger toevoegen om meer triggers te maken. Lees hieronder meer over de typen triggers →

4. Selecteer Nieuwe Actie om een Actie te maken. Selecteer vervolgens Actie toevoegen om meer Acties te maken. Lees hieronder meer over de typen Acties →

5. Selecteer Maken.

Automatiseringen kunnen één of meerdere triggers hebben. Wanneer je een automatisering instelt, kun je bepalen of deze plaatsvindt wanneer een van deze optreedt of wanneer al deze plaatsvinden.

Je kunt kiezen uit drie typen triggers:

• Pagina toegevoegd betekent dat je automatisering wordt geactiveerd wanneer er een nieuwe pagina aan je database wordt toegevoegd.

• Eigenschap bewerkt betekent dat je automatisering wordt geactiveerd wanneer een specifieke eigenschap uit je database wordt bewerkt. Voor eigenschappen van het type naam, persoon, getal, tekst, selectie en relatie kun je kiezen welke bewerkingen aan die eigenschap een automatisering activeren. Je kunt bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen in een Notion-database hebben en een automatisering instellen waarbij de trigger een telefoonnummer is dat begint met de cijfers 732, en de Actie is dat de status van die persoon wordt ingesteld op New Jersey.

• Elke {frequency} betekent dat uw automatisering terugkerend is. De trigger vindt herhaaldelijk plaats op basis van de frequentie die u instelt. U kunt uw automatisering zo instellen dat deze elke dag, week, maand, enzovoort wordt herhaald. U kunt ook een tijdstip instellen waarop de automatisering wordt geactiveerd, de datum waarop de automatiseringstrigger begint en eindigt, en de tijdzone.

  

  De Elke {frequency}-trigger werkt met alle automatiserings Acties, behalve Bewerk eigenschap.

Je kunt meer dan één voorwaarde voor je trigger hebben, zodat twee of meer dingen waar moeten zijn om de automatisering te laten plaatsvinden. Let op: een terugkerende trigger (zoals een trigger die je instelt om elke week, maand, enzovoort te herhalen) kan niet worden gecombineerd met een ander type trigger.

Automatiseringen kunnen één actie of meerdere acties uitvoeren. Je kunt kiezen uit verschillende acties:

• Eigenschap bewerken bewerkt de eigenschappen van pagina's in de database waarin je je bevindt. Voor eigenschappen met de types meerdere selecteren, personen en relatie kun je individuele waarden toevoegen of verwijderen in plaats van alle waarden tegelijk toe te voegen of te verwijderen.

• Pagina toevoegen aan voegt een pagina toe aan een bepaalde database en bewerkt de eigenschappen van die pagina.

• Pagina's bewerken in bewerkt pagina's en eigenschappen in een database.

• Melding versturen naar verstuurt een melding naar bepaalde mensen in je Notion-workspace. De melding kan worden verstuurd naar maximaal 20 personen in je workspace, of personen die zijn gekoppeld aan een bepaalde eigenschap Persoon in je database. Voeg eventueel een bericht toe aan de melding.

• Stuur Mail naar… verstuurt een Mail vanuit je Gmail-account naar een of meer ontvangers. Lees hieronder meer hierover.

• Webhook verzenden verstuurt een HTTP POST-verzoek naar de opgegeven URL. Lees meer in dit artikel →

• Slack-notificatie sturen naar verstuurt een aangepaste notificatie naar het Slack-kanaal dat je wilt. Deze functie is alleen beschikbaar in de Plus-, Business- en Enterprise-abonnementen. Lees meer hier →

• Variabelen definiëren stelt je in staat om een aangepaste variabele te maken met vermeldingen en formules. Je kunt deze variabele vervolgens gebruiken in andere database-automatiseringsacties. Lees hieronder meer hierover.

De actie Stuur Mail naar… voor een database-automatisering verstuurt een Mail vanuit je Gmail-account naar een of meer e-mailadressen wanneer een trigger optreedt. Dit is handig als je iemand een Mail wilt sturen om diegene eraan te herinneren een achterstallige taak te voltooien, of om je team op de hoogte te houden van de status van al je openstaande projecten.

Een automatisering instellen om een e-mail te verzenden:

1. Klik op ⚡ bovenaan een database en selecteer vervolgens Nieuwe automatisering of een bestaande automatisering.

2. Selecteer Nieuwe Actie of Actie toevoegen → Stuur Mail naar….

3. Als je Notion-account al is gekoppeld aan een Gmail-account, zie je je e-mailadres naast E-mail verzenden vanaf. Als je een ander Gmail-account wilt gebruiken voor deze automatisering, klik je op je e-mailadres → Gmail-account toevoegen.

4. Je kunt verschillende onderdelen van je e-mail instellen:

   • Aan: Dit kan een persoons-eigenschap zijn (zoals Degene die de actie heeft geactiveerd of Pagina-Maker), een persoon in je werkruimte of een specifiek e-mailadres. Dit e-mailadres kan extern zijn — het hoeft niet van iemand in je werkruimte of organisatie te zijn.

     • Selecteer CC/BCC naast het veld Aan om optioneel andere mensen in de CC of BCC te zetten.

   • Onderwerp: Voer een onderwerp in voor je e-mail. Selecteer @ in het veld Onderwerp als je wilt dat je onderwerp een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld Onderwerp als je een formule wilt maken voor je onderwerp.

   • Bericht: Voer een bericht in voor je e-mail. Selecteer @ in het veld Bericht als je wilt dat je bericht een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld Bericht als je een formule wilt maken voor je bericht.

   • Verzenden met weergavenaam: Deze optionele weergavenaam verschijnt naast je e-mail wanneer de ontvanger deze ontvangt. Selecteer @ in het veld voor de weergavenaam als je wilt dat je weergavenaam een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld voor de weergavenaam als je een formule wilt maken voor je weergavenaam.

     

   • Antwoorden sturen naar: Als je wilt dat antwoorden op je e-mail naar iemand anders worden gestuurd dan het e-mailadres dat je hebt gebruikt om deze te verzenden, kun je deze optionele instelling gebruiken om het antwoord naar een persoons-eigenschap of een persoon in je werkruimte te sturen.

Je kunt een aangepaste variabele definiëren met vermeldingen en formules. Je kunt deze variabele vervolgens gebruiken in andere databaseautomatiseringsacties. Om een variabele te definiëren:

1. Klik op ⚡ bovenaan een database en selecteer vervolgens Nieuwe Automatisering of een bestaande Automatisering.

2. Selecteer Nieuwe Actie of Actie toevoegen → Variabelen definiëren.

3. Klik op Variable 1 om de variabele een naam te geven, de formule te bewerken of deze te dupliceren. Je kunt ook Variabele toevoegen selecteren.

4. Selecteer @ of ∑ in het variabele veld om je variabelen te definiëren.

5. Je kunt deze variabelen gebruiken in aanvullende databaseautomatiseringsacties.

Laten we kijken naar een voorbeeld van wanneer en hoe je een aangepaste variabele zou maken. Stel dat je een Automatisering wilt instellen waarbij, wanneer een bovenliggende taak als voltooid wordt gemarkeerd, al zijn subtaken automatisch als voltooid worden gemarkeerd.

1. Klik op ⚡ bovenaan een database en selecteer vervolgens Nieuwe Automatisering of een bestaande Automatisering.

2. Selecteer de trigger als Status ingesteld op voltooid.

3. Selecteer Nieuwe Actie of Actie toevoegen → Variabelen definiëren.

4. Selecteer ∑ in het veld onder Variable 1.

5. Selecteer in het venster dat wordt geopend Trigger page in de lijst met eigenschappen aan de linkerkant.

6. Plaats een punt direct na Trigger page in je formule, zodat je formule Trigger page. luidt. Zodra je dit doet, zie je de eigenschappen van de triggerpagina in de lijst met eigenschappen aan de linkerkant.

7. Selecteer Sub-item. Je formule zou nu Trigger page.Sub-item moeten luiden.

8. Save je formule. Nu is je aangepaste variabele gedefinieerd als de sub-items van de pagina die je automatisering activeert, of met andere woorden, de pagina die als voltooid is gemarkeerd.

9. Selecteer nu Actie toevoegen in je instellingen voor databaseautomatisering.

10. Selecteer Bewerk pagina's in....

11. Open het Select database-keuzemenu en selecteer Variable 1. Dit betekent dat de automatisering pagina's bewerkt die zijn gekoppeld aan variabele 1, of met andere woorden, sub-items die zijn gekoppeld aan de pagina die als voltooid is gemarkeerd.

12. Open het Bewerk een eigenschap-keuzemenu en selecteer Status.

13. Open het Select-keuzemenu en selecteer voltooid.

14. Selecteer Opslaan.

De volgende keer dat je een bovenliggend item met sub-items als voltooid markeert, zou je moeten zien dat de status van alle sub-items ook verandert naar voltooid!

Je kunt vermeldingen en formules gebruiken in je databaseautomatiseringsacties om je automatiseringen beter voor je te laten werken. Bijvoorbeeld:

• Misschien wil je de datum vermelden in de naam van een nieuwe pagina die in je database is aangemaakt.

• Misschien wil je een database-automatisering instellen om een melding naar iemand te sturen waarin een specifieke pagina wordt vermeld.

• Misschien wil je automatisch een bericht naar iemand sturen wanneer een ticket is opgelost, en in dat bericht een formule gebruiken die de tijd berekent die nodig was om het ticket te voltooien.

Om een vermelding of formule op te nemen in een databaseautomatiseringsactie:

1. Selecteer het schuifregelaar-pictogram bovenaan een database → Automatiseringen.

2. Selecteer Nieuwe actie of Actie toevoegen. Zoek de actie die je wilt en selecteer deze.

3. Terwijl je de automatiseringsactie instelt, selecteer je @ in het veld als je een datum, persoon, pagina of een eigenschap van de triggerpagina in je database wilt vermelden. Selecteer ∑ in het veld als je een formule wilt maken.

4. Selecteer Opslaan wanneer je klaar bent.

Om ervoor te zorgen dat je automatisering goed werkt, helpen we je te begrijpen waar je automatisering ongeldig is.

• Als je automatisering op fouten stuit terwijl je deze instelt:

  • Je ziet informatie over waar en wat die fouten zijn terwijl je de automatisering bouwt of bewerkt.

  • Je kunt de automatisering niet opslaan totdat je de vereiste correcties hebt aangebracht.

• Als je automatisering eerder heeft gewerkt maar op een fout stuit, wordt de automatisering gepauzeerd.

  • We stellen je in bepaalde gevallen op de hoogte van fouten, waaronder wanneer een database of database-eigenschap die je automatisering bijwerkt ontbreekt, of wanneer een externe verbinding zoals Gmail of Slack niet langer geldig is of moet worden geauthenticeerd.

  • In andere gevallen, waaronder wanneer formules niet correct worden uitgevoerd of er problemen zijn met webhooks, word je mogelijk niet op de hoogte gesteld.

• Je kunt op de melding klikken om direct naar de defecte automatisering te gaan en deze te herstellen zodat deze weer kan worden gebruikt. Zodra je automatisering is hersteld, moet je deze handmatig inschakelen of de pauze opheffen. Om dit te doen:

  1. Open de database waaraan je automatisering is gekoppeld en selecteer ••• → Automatiseringen.

  2. Beweeg de muis over de automatisering die je zojuist hebt hersteld en selecteer •••.

  3. Schakel Actief in.

• Automatiseringen kunnen mislukken als ze proberen datumberekeningen (zoals dateAdd) uit te voeren op een veld dat leeg of ongedefinieerd is wanneer de automatisering wordt uitgevoerd.

  • Maak als oplossing een gefilterde weergave die alleen items bevat waarvoor het veld niet leeg is, en configureer de automatisering zo dat deze alleen op die weergave wordt uitgevoerd.

• Automatiseringen kunnen mislukken als ze worden toegepast op een databaseweergave die relevante items wegfiltert. Zorg ervoor dat de automatisering wordt uitgevoerd op een weergave die alle items bevat waarop actie moet worden ondernomen.

Ga als volgt te werk als je alle bestaande automatiseringen van een database wilt weergeven en beheren:

1. Klik op ⚡ boven aan een database.

2. Plaats de muisaanwijzer op de automatisering en klik vervolgens op •••.

3. Selecteer Bewerken, Pauzeren of Verwijderen.