Database-automatiseringer

Databaseautomatiseringer er sekvenser av handlinger som skjer hver gang en spesifikk endring i en database inntreffer. Automatiseringer består av både utløsere (hendelsene som starter automatiseringen) og handlinger (effekten av automatiseringen). Databaseautomatiseringer er ment å hjelpe deg med å spare tid og forenkle arbeidet ditt, og kan være veldig enkle eller mer komplekse avhengig av dine behov.

Automatiseringer i databaser kan brukes til mange ting, blant annet:

• Tilordne en oppgave til en bestemt person når statusen endres.

• Sende et Slack-varsel til en kanal når en side legges til i en database.

• Databaseautomatiseringer er tilgjengelige på betalte abonnementer på alle plattformer.

• Databaseautomatiseringer kan opprettes, redigeres eller slettes av brukere med betalt abonnement som har full tilgang til databasen.

• Imidlertid kan Slack-automatiseringer kun redigeres av Oppretter.

• Brukere med kostnadsfritt abonnement kan opprette Slack-varsel-automatiseringer, men ingen andre typer automatiseringer.

• Brukere med kostnadsfritt abonnement kan bruke eksisterende automatiseringer i maler, men de vil ikke kunne redigere dem.

Slik oppretter du en databaseautomatisering:

1. Klikk på ⚡ øverst i en database → Ny automatisering.

2. Gi databaseautomatiseringen et navn hvis du vil.

3. Velg Ny utløser for å opprette en utløser. Velg deretter Legg til utløser for å opprette flere utløsere. Lær mer om typene utløsere nedenfor →

4. Velg Ny handling for å opprette en handling. Velg deretter Legg til handling for å opprette flere handlinger. Lær mer om typene handlinger nedenfor →

5. Velg Opprett.

Automatiseringer kan ha én utløser eller flere utløsere. Når du setter opp en automatisering, kan du bestemme om automatiseringen skal skje Når noen av disse inntreffer eller Når alle disse inntreffer.

Du kan velge mellom tre typer utløsere:

• Side lagt til betyr at automatiseringen din utløses når en ny side legges til i databasen din.

• Egenskap redigert betyr at automatiseringen din utløses når en spesifikk egenskap fra databasen din redigeres. For egenskaper av typen navn, person, tall, tekst, valg og relasjon, kan du velge hvilke typer redigeringer gjort på den egenskapen som skal utløse en automatisering. Du kan for eksempel ha en liste over kontakter i en Notion-database og sette opp en automatisering der utløseren er et telefonnummer som starter med tallene 732, og handlingen er at personens delstat settes til New Jersey.

• Hver {frequency} betyr at automatiseringen din vil være gjentakende. Utløseren vil skje gjentatte ganger basert på frekvensen du angir. Du kan stille inn automatiseringen til å gjentas hver dag, uke, måned, og så videre. Du kan også angi et tidspunkt for når automatiseringen skal utløses, datoen for når utløseren skal begynne og slutte, samt tidssonen.

  

  Merk:Hver {frequency}-utløser fungerer med alle automaseringshandlinger bortsett fra Rediger egenskap.

Du kan ha mer enn én betingelse for utløseren din, slik at to eller flere ting må være sanne for at automatiseringen skal skje. Merk at en gjentakende utløser (som du setter til å gjentas hver uke, måned osv.) ikke kan kombineres med en annen type utløser.

Automaseringer kan utføre én handling eller flere handlinger. Du kan velge mellom en rekke handlinger:

• Rediger egenskap vil redigere egenskapene til sider i databasen du for øyeblikket er i. For egenskaper av typen flervalg, personer og relasjon, kan du legge til eller fjerne individuelle verdier i stedet for å legge til eller fjerne alle verdier samtidig. Du kan for eksempel ha en oppgavedatabase der navnet ditt legges til i person-egenskapen hvis oppgavenavnet inneholder ordet «blogg», selv om det allerede er andre personer tilordnet den oppgaven.

• Legg til side i til vil legge til en side i en database som du velger, og redigere egenskapen til den siden.

• Rediger sider i: Dette vil redigere egenskaper for sider i en database du selv velger.

• Send varsel til sender et varsel til bestemte personer i Notion-arbeidsområdet ditt. Mottakeren kan være opptil 20 personer i arbeidsområdet ditt, eller personer som er knyttet til en bestemt Person-egenskap i databasen din. Legg til en melding som du vil sende sammen med varselet.

• Send Mail til vil sende en Mail fra Gmail-kontoen din til én eller flere mottakere. Lær mer om dette nedenfor.

• Send webhook vil sende en HTTP POST-forespørsel til den angitte URL-en. Lær mer i denne artikkelen →

• Send Slack-varsel til vil sende et tilpasset varsel til Slack-kanalen du ønsker. Denne Funksjonen er kun tilgjengelig på Plus-, Business- og Enterprise-abonnement. Lær mer her →

• Definer variabler lar deg opprette en egendefinert variabel ved hjelp av omtaler og Formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseautomaseringshandlinger. Lær mer om dette nedenfor.

Handlingen Send Mail til for en databaseautomasering vil sende en Mail fra Gmail-kontoen din til én eller flere e-postadresser når en utløser inntreffer. Dette er nyttig hvis du vil sende en Mail til noen for å minne dem på å fullføre en forfalt oppgave, eller for å oppdatere teamet ditt om Statusen for alle dine Åpne prosjekter.

Slik setter du opp en automatisering for å sende en Mail:

1. Klikk på ⚡ øverst i en database, og velg deretter Ny automatisering eller en eksisterende automatisering.

2. Velg Ny handling eller Legg til handling → Send mail til….

3. Hvis Notion-kontoen din allerede er knyttet til en Gmail-konto, vil du se e-postadressen din ved siden av Send mail fra. Hvis du vil bruke en annen Gmail-konto for denne automaseringen, klikker du på e-postadressen din → Legg til Gmail-konto.

4. Du kan sette opp ulike deler av mailen din:

   • Til: Dette kan være en egenskap for en person (som Den som utløste eller Oppretter), en person i arbeidsområdet ditt eller en spesifikk mailadresse. Denne mailadressen kan være ekstern – den trenger ikke å tilhøre noen i arbeidsområdet eller organisasjonen din.

     • Velg CC/BCC ved siden av Til-feltet for eventuelt å sende kopi (CC) eller blindkopi (BCC) til andre personer.

   • Tema: Skriv inn et tema for mailen din. Velg @ i Tema-feltet hvis du vil at temaet skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i Tema-feltet hvis du vil opprette en Formel for temaet ditt.

   • Melding: Skriv inn en melding for e-posten din. Velg @ i Melding-feltet hvis du vil at meldingen skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i Melding-feltet hvis du vil opprette en Formel for meldingen din.

   • Send med visningsnavn: Dette valgfrie visningsnavnet vil vises ved siden av e-posten din når mottakeren mottar den. Velg @ i feltet for visningsnavn hvis du vil at visningsnavnet skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i feltet for visningsnavn hvis du vil opprette en Formel for visningsnavnet ditt.

     

   • Send svar til: Hvis du vil at svar på e-posten din skal sendes til noen andre enn e-postadressen du brukte til å sende den, kan du bruke denne valgfrie innstillingen til å sende svaret til en person-egenskap, eller en person i arbeidsområdet ditt.

Du kan definere en egendefinert variabel med omtaler og formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseautomaseringshandlinger. Slik definerer du en variabel:

1. Klikk på ⚡ øverst i en database, og velg deretter Ny automasering eller en eksisterende automasering.

2. Velg Ny handling eller Legg til handling → Definer variabler.

3. Klikk på Variable 1 for å gi variabelen et navn, redigere formelen eller duplisere den. Du kan også velge Legg til variabel.

4. Velg @ eller ∑ i variabel-feltet for å definere variablene dine.

5. Du kan bruke disse variablene i flere automaseringshandlinger.

La oss se på et eksempel på når og hvordan du ville opprettet en egendefinert variabel. La oss si at du vil sette opp en automasering der alle under-elementene til en overordnet oppgave automatisk merkes som fullført når den overordnede oppgaven merkes som fullført.

1. Klikk på ⚡ øverst i en database, og velg deretter Ny automasering eller en eksisterende automasering.

2. Velg utløseren som Status satt til Fullført.

3. Velg Ny handling eller Legg til handling → Definer variabler.

4. Velg ∑ i feltet under Variable 1.

5. I vinduet som åpnes, velger du Utløser side i listen over egenskaper til venstre.

6. Sett et punktum rett etter Utløser side i formelen din, slik at formelen lyder Utløser side.. Når du har gjort dette, vil du se utløser-sidens egenskaper i listen over egenskaper til venstre.

7. Velg Sub-item. Formelen din skal nå lyde Utløser side.Sub-item.

8. Save formelen din. Nå er den egendefinerte variabelen din definert som under-elementene til siden som utløser automaseringen din, eller med andre ord, siden som er merket som fullført.

9. Nå, i innstillingene for databaseautomasering, velger du Legg til handling.

10. Velg Rediger sider i....

11. Åpne Velg database-rullegardinmenyen og velg Variable 1. Dette betyr at automaseringen vil redigere sider knyttet til variabel 1, eller med andre ord, under-elementer knyttet til siden som er merket som fullført.

12. Åpne Rediger en egenskap-rullegardinmenyen og velg Status.

13. Åpne Velg-rullegardinmenyen og velg Fullført.

14. Velg Lagre.

Neste gang du markerer et overordnet element med under-elementer som fullført, bør du se at statusen til alle under-elementene også endres til fullført!

Du kan bruke omtaler og formler i databaseautomaseringshandlingene dine for å få automaseringene til å fungere bedre for deg. For eksempel:

• Du vil kanskje omtale datoen i navnet på en ny side som opprettes i databasen din.

• Du vil kanskje sette opp en databaseautomasering for å sende et varsel til noen som omtaler en spesifikk side.

• Du vil kanskje automatisk sende en melding til noen når en sak er Løst, og bruke en formel i den meldingen som beregner tiden det tok å fullføre saken.

For å inkludere en omtale eller formel i en databaseautomatiseringshandling:

1. Velg glidebryterikonet øverst i en database → Automaseringer.

2. Velg Ny handling eller Legg til handling. Finn handlingen du vil ha, og velg den.

3. Når du setter opp automaseringshandlingen, velger du @ i feltet hvis du vil omtale en dato, person, side eller en egenskap fra utløser-siden i databasen din. Velg ∑ i feltet hvis du vil opprette en formel.

4. Velg Save når du er ferdig.

For å sikre at automaseringen din fungerer som den skal, hjelper vi deg med å forstå hvor automaseringen er ugyldig.

• Hvis automaseringen din støter på feil mens du setter den opp:

  • Du vil se informasjon om hvor og hva disse feilene er mens du bygger eller redigerer automaseringen.

  • Du vil ikke kunne lagre automaseringen før du har gjort de nødvendige rettelsene.

• Hvis automaseringen din har fungert tidligere, men støter på en feil, vil automaseringen bli satt på pause.

  • Vi vil varsle deg om feil i visse tilfeller, inkludert når en database eller databaseegenskap som automaseringen din oppdaterer mangler, eller en tredjepartstilkobling som Gmail eller Slack ikke lenger er gyldig eller må autentiseres.

  • I andre tilfeller, inkludert når formler ikke kjøres riktig eller det er problemer med webhooks, kan det hende du ikke blir varslet.

• Du kan klikke på varselet for å gå direkte til den ødelagte automaseringen og fikse den slik at den kan brukes igjen. Når automaseringen er fikset, må du slå den på, eller oppheve pause, manuelt. For å gjøre dette:

  1. Åpne databasen som automaseringen din er knyttet til, og velg ••• → Automaseringer.

  2. Hold markøren over automaseringen du nettopp har fikset, og velg •••.

  3. Slå på Aktiv.

• Automatiseringer kan mislykkes hvis de prøver å utføre datoberegninger (som dateAdd) på et felt som er tomt eller udefinert når automatiseringen kjøres.

  • Som en løsning kan du opprette en filtrert visning som bare inkluderer elementer der feltet ikke er tomt, og konfigurere automatiseringen til å bare kjøre på den visningen.

• Automaseringer kan mislykkes hvis de brukes på en databasevisning som filtrerer bort relevante oppføringer. Sørg for at automaseringen kjører på en visning som inkluderer alle elementene den trenger å handle på.

For å se og administrere alle eksisterende automaseringer for en database:

1. Klikk på ⚡ øverst i databasen.

2. Hold musepekeren over automaseringen og klikk på •••.

3. Velg Rediger, Sett på pause eller Slett.