Quản lý quyền truy cập thuộc tính cơ sở dữ liệu

Quyền truy cập cấp trang cho phép bạn quản lý những trang cơ sở dữ liệu nào mà một người có thể mở. Quyền truy cập thuộc tính kiểm soát những cột nào người dùng có thể xem và thay đổi. Ví dụ, một danh bạ nhóm có thể hiển thị tên và vai trò cho tất cả mọi người, trong khi chỉ nhóm nhân sự của bạn mới có thể xem cột lương.

Bạn có thể cho phép một nhóm đông người xem một cột, trong khi chỉ một vài người có thể chỉnh sửa nó. Cách này hoạt động hiệu quả cho cột Trạng thái hoặc approval.

• Không gian làm việc của bạn cần sử dụng gói Business hoặc Enterprise để quản lý quyền truy cập thuộc tính.

• Bạn cần Truy cập đầy đủ đối với cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa quyền truy cập thuộc tính.

• Bạn có thể thiết lập các quy tắc truy cập thuộc tính trên web hoặc máy tính để bàn, nhưng không thể trên thiết bị di động. Các quy tắc bạn tạo vẫn sẽ được áp dụng khi mọi người mở cơ sở dữ liệu trên thiết bị di động.

1. Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ xem bảng trên web hoặc máy tính để bàn. Sử dụng cơ sở dữ liệu gốc, không phải chế độ xem /đã liên kết của nó.

2. Mở menu cho cột bạn muốn kiểm soát.

3. Chọn Quyền truy cập thuộc tính.

4. Chọn quyền truy cập /mặc định cho tất cả những người có thể mở cơ sở dữ liệu.

5. Thêm ngoại lệ cho từng người, nhóm, thuộc tính người hoặc trợ lý cần quyền khác biệt, sau đó chọn cấp độ truy cập của họ.

6. Chọn Preview và chọn một người để xem quyền nào sẽ được thiết lập cho họ.

7. Lưu quy tắc.

Đây là các cấp độ truy cập /mặc định mà bạn đã thiết lập ở trên cho tất cả những người có thể mở cơ sở dữ liệu.

• Kế thừa từ cơ sở dữ liệu: Quyền truy cập của người đó đối với toàn bộ cơ sở dữ liệu quyết định những gì họ có thể làm với cột.

• Có thể chỉnh sửa thuộc tính & giá trị: Người đó có thể chỉnh sửa thuộc tính và các giá trị của nó.

• Chỉ có thể chỉnh sửa giá trị: Người đó có thể chỉnh sửa các giá trị, nhưng không thể chỉnh sửa thuộc tính.

• Chỉ có thể xem thuộc tính: Người đó có thể thấy cột tồn tại, nhưng không thấy bất kỳ giá trị nào của cột đó.

• Có thể xem thuộc tính & giá trị: Người đó có thể thấy cột tồn tại và xem thuộc tính cũng như các giá trị của cột đó.

• Không có truy cập: Cột và các giá trị của cột đó bị ẩn đối với người đó.

Nếu bạn đang sử dụng thuộc tính người trong cơ sở dữ liệu của mình - ví dụ: bạn có cơ sở dữ liệu dự án với thuộc tính Project Owner - bạn có thể làm cho cấp độ truy cập của các thuộc tính khác trong cơ sở dữ liệu phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính người đó.

Trong ví dụ về cơ sở dữ liệu dự án, bạn có thể có cột Cost với chi phí của dự án. Bạn muốn mỗi chủ sở hữu dự án có quyền xem và chỉnh sửa chi phí của dự án của riêng họ, nhưng không được xem chi phí của các dự án khác trong cơ sở dữ liệu đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách cấp quyền Chỉ có thể chỉnh sửa giá trị cho thuộc tính người Project Owner.

Điều này sẽ không cấp truy cập vào toàn bộ tập hợp giá trị cho thuộc tính này. Nếu bạn muốn chủ sở hữu dự án có quyền chỉnh sửa tất cả các giá trị, bạn sẽ cần cấp cho họ các quyền bổ sung.

• Những người có Truy cập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu luôn có truy cập đầy đủ vào tất cả các thuộc tính, bất kể cài đặt như thế nào. Họ không bao giờ bị hạn chế bởi quy tắc cột. Luôn kiểm tra với người không có truy cập đầy đủ.

• Quyền truy cập thuộc tính phụ thuộc vào quyền truy cập trang. Một quy tắc cột không bao giờ cấp cho ai đó quyền truy cập vào một trang cơ sở dữ liệu mà họ chưa thể mở.

• Một chế độ xem lọc, sắp xếp hoặc nhóm theo một cột mà ai đó không thể thấy có thể sẽ không mở được đối với họ. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập các chế độ xem phù hợp với cấp độ truy cập của đối tượng mục tiêu.

• Nếu một người khớp với nhiều hơn một ngoại lệ, Notion sẽ cấp cho họ cấp độ truy cập ít hạn chế nhất.

• Notion tôn trọng quyền truy cập rộng nhất mà một người có. Nếu ai đó vẫn thấy cột mà bạn đã hạn chế, hãy kiểm tra phần còn lại của menu Chia sẻ để xem các quyền truy cập rộng hơn.

• Các trợ lý có thể được cấp quyền riêng trên các thuộc tính. Notion AI thường kế thừa quyền của người dùng. Nếu người dùng không thể thấy một cột, thì trợ lý của họ không thể đọc hoặc điền vào cột đó. Lưu ý rằng điều này có nghĩa là Notion AI hoặc một trợ lý có thể báo cáo rằng cột đó không tồn tại.

• Việc khôi phục phiên bản cũ hơn của cơ sở dữ liệu sẽ giữ lại các quy tắc truy cập thuộc tính của phiên bản hiện tại.

• Các loại cột sau đây không thể bị hạn chế:

  • Tiêu đề

  • ID

  • Được tạo bởi

  • Thời gian tạo

  • Chỉnh sửa gần nhất bởi

  • Lần chỉnh sửa gần nhất

  • Một số loại thuộc tính được đồng bộ hóa

  • Các thuộc tính quan hệ mục con hoặc mục cha

• Bạn không thể quản lý quyền truy cập thuộc tính trong cơ sở dữ liệu wiki.

• Bạn không thể tạo hoặc thay đổi các quy tắc từ điện thoại của mình. Các quy tắc mà bạn đã tạo vẫn áp dụng ở đó.

• Cơ sở dữ liệu có nhiều quy tắc truy cập thuộc tính có thể tải chậm hơn, đặc biệt là trong các chế độ xem sắp xếp, lọc hoặc nhóm theo một thuộc tính bị hạn chế.

Tôi không thể tìm thấy Quyền truy cập thuộc tính.

Kiểm tra xem không gian làm việc của bạn có đang sử dụng gói Business hoặc Enterprise hay không, bạn có Truy cập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu hay không và bạn đang sử dụng trên web hay máy tính để bàn.

Ai đó vẫn có thể thấy một cột mà tôi đã hạn chế.

Trước tiên, hãy kiểm tra xem người đó có Truy cập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu hay không, vì các quy tắc cột không bao giờ hạn chế họ. Sau đó, hãy xem lại cài đặt chia sẻ trang và cơ sở dữ liệu, quyền truy cập mặc định của cột và từng ngoại lệ bằng tính năng Xem trước. Notion luôn áp dụng quyền truy cập rộng nhất mà một người có.

Một chế độ xem không mở được đối với một số người.

Kiểm tra xem chế độ xem có lọc, sắp xếp hoặc nhóm theo một cột mà những người đó không thể thấy hay không. Nếu có, hãy hướng họ đến một chế độ xem không sử dụng cột đó.

Notion AI hoặc một tác nhân cho biết cột không tồn tại.

Điều này thường có nghĩa là nó không có quyền truy cập vào cột đó. Hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ cơ sở dữ liệu và trang, sau đó kiểm tra quyền truy cập mặc định của cột và các ngoại lệ của nó.

Một /nút, tự động hóa, công thức hoặc rollup đã ngừng hoạt động.

Hãy thử quy trình làm việc tương tự như người có thể xem cột đó. Nếu nó hoạt động với họ, thì người đang thực hiện quy trình đó đang thiếu quyền truy cập vào một cột mà quy trình làm việc cần.

• Cài đặt chia sẻ & quyền

• Thuộc tính của cơ sở dữ liệu

• Chế độ xem, bộ lọc & sắp xếp