Hantera åtkomst till databasens egenskaper

Åtkomst på sidnivå låter dig hantera vilka databassidor någon kan öppna. Egenskapsåtkomst styr vilka kolumner användare kan se och ändra. Till exempel kan en teamkatalog visa namn och roller för alla, medan endast ditt personalteam kan se lönekolumnen.

Du kan också låta en bred grupp visa en kolumn medan endast ett fåtal personer kan redigera den. Det fungerar bra för en status- eller godkännande-kolumn.

• Din arbetsyta måste vara på ett Business- eller Enterprise-abonnemang för att hantera egenskapsåtkomst.

• Du behöver Full åtkomst till databasen för att redigera egenskapsåtkomst.

• Du kan ställa in regler för egenskapsåtkomst på webben eller datorn, men inte på mobilen. Regler som du skapar kommer fortfarande att gälla när personer öppnar databasen på mobilen.

1. Öppna databasen i en /tabellvy på webben eller datorn. Använd den ursprungliga databasen, inte en /länkad vy av den.

2. Öppna menyn för kolumnen du vill styra.

3. Välj Egenskapsåtkomst.

4. Välj standardåtkomst för alla som kan öppna databasen.

5. Lägg till ett undantag för varje person, grupp, personegenskap eller agent som behöver något annat, och välj sedan deras åtkomstnivå.

6. Välj Förhandsgranska och välj en person för att se vilken behörighet som skulle ställas in för dem.

7. Spara regeln.

Dessa är de standardåtkomstnivåer du ställde in ovan för alla som kan öppna databasen.

• Ärv från databas: Personens åtkomst till hela databasen avgör vad de kan göra med kolumnen.

• Kan redigera egenskap och värden: Personen kan redigera egenskapen och dess värden.

• Kan endast redigera värden: Personen kan redigera värdena, men inte egenskapen.

• Kan endast visa egenskap: Personen kan se att kolumnen finns, men inga av dess värden.

• Kan visa egenskap & värden: Personen kan se att kolumnen finns och se dess värden.

• Ingen åtkomst: Kolumnen och dess värden är dolda för den personen.

Om du använder en personegenskap i din databas – till exempel om du har en projektdatabas med en Projektägare-egenskap – kan du göra åtkomstnivån för andra egenskaper i databasen beroende av värdet på den personegenskapen.

I exemplet med projektdatabasen kan du ha en Kostnad-kolumn med projektets kostnad. Du vill att varje projektägare ska ha åtkomst att visa och redigera kostnaden för sitt eget projekt, men inte kostnaden för andra projekt i den databasen. Du kan göra detta genom att bevilja Kan endast redigera värden-åtkomst till Projektägare-egenskapen.

Detta ger inte åtkomst till hela uppsättningen värden för denna egenskap. Om du vill att en projektägare ska ha åtkomst att redigera alla värden måste du bevilja dem ytterligare behörigheter.

• Personer med Full åtkomst till databasen har alltid full åtkomst till alla egenskaper, oavsett inställning. De begränsas aldrig av en kolumnregel. Testa alltid med någon som inte har full åtkomst.

• Egenskapsåtkomst är beroende av sidåtkomst. En kolumnregel ger aldrig någon åtkomst till en databassida som de inte redan kan öppna.

• En vy som filtrerar, sorterar eller grupperar efter en kolumn som någon inte kan se kanske inte öppnas för dem. Vi rekommenderar att du ställer in vyer som är anpassade efter den avsedda målgruppens åtkomstnivå.

• Om en person matchar mer än ett undantag ger Notion dem den minst restriktiva åtkomstnivån.

• Notion respekterar den bredaste åtkomst en person har. Om någon fortfarande ser en kolumn som du har begränsat, kontrollera resten av menyn Dela för bredare åtkomst.

• Agenter kan tilldelas egna behörigheter för egenskaper. Notion AI ärver vanligtvis användarens behörigheter. Om användaren inte kan se en kolumn kan deras agent inte läsa den eller fylla i den. Observera att detta innebär att Notion AI eller en agent kan rapportera att kolumnen inte finns.

• Återställning av en äldre version av en databas behåller den aktuella versionens egenskapsåtkomstregler.

• Följande Kolumntyper kan inte begränsas:

  • Titel

  • ID

  • Skapat av

  • Skapad kl.

  • Senast redigerad av

  • Senast redigerad

  • Vissa typer av synkroniserade egenskaper

  • Underobjekt- eller föräldrarelationsegenskaper

• Du kan inte hantera egenskapsåtkomst i en Wiki-databas.

• Du kan inte skapa eller ändra regler från din telefon. Regler som du redan har skapat gäller fortfarande där.

• En databas med många egenskapsåtkomstregler kan laddas långsammare, särskilt i vyer som sorterar, filtrerar eller grupperar efter en begränsad kolumn.

Jag kan inte hitta Egenskapsåtkomst.

Kontrollera att din arbetsyta är på ett Business- eller Enterprise-abonnemang, att du har Full åtkomst till databasen, och att du använder webb- eller skrivbordsversionen.

Någon kan fortfarande visa en kolumn som jag har begränsat.

Kontrollera först om personen har Full åtkomst till databasen, eftersom kolumnregler aldrig begränsar dem. Granska sedan sidans och databasens delningsinställningar, kolumnens standardåtkomst och varje undantag med förhandsgranskningsfunktionen. Notion tillämpar alltid den bredaste åtkomsten en person har.

En vy öppnas inte för vissa personer.

Kontrollera om vyn filtrerar, sorterar eller grupperar efter en kolumn som dessa personer inte kan visa. Om så är fallet, hänvisa dem till en vy som inte använder den kolumnen.

Notion AI eller en agent säger att kolumnen inte finns.

Detta innebär vanligtvis att den inte har åtkomst till den kolumnen. Kontrollera databasens och sidans delningsinställningar, och sedan kolumnens standardåtkomst och dess undantag.

En /knapp, automatisering, formel eller rollup har slutat fungera.

Prova samma arbetsflöde som någon som kan visa kolumnen. Om det fungerar för dem saknar personen som kör det åtkomst till en kolumn som arbetsflödet behöver.

• Inställningar för delning och behörigheter

• Databasegenskaper

• Vyer, filter och sortera