Gerencie o acesso às propriedades da base de dados

O acesso em nível de página permite que você gerencie quais páginas da base de dados alguém pode abrir. O acesso à propriedade controla quais colunas os usuários podem ver e alterar. Por exemplo, um diretório de equipe pode mostrar nomes e funções para todos, enquanto apenas sua equipe de Pessoas pode ver a coluna de salário.

Você também pode permitir que um grupo amplo visualize uma coluna, enquanto apenas algumas pessoas podem editar. Isso funciona bem para uma coluna de status ou aprovação.

• Seu espaço de trabalho precisa estar em um plano Business ou Plano Enterprise para gerenciar o acesso à propriedade da base de dados.

• Você precisa de Acesso completo à base de dados para editar o acesso à propriedade.

• Você pode configurar regras de acesso à propriedade na web ou no desktop, mas não no celular. As regras que você criar ainda serão aplicadas quando as Pessoas abrirem a base de dados no celular.

1. Abra a base de dados em uma /tabela na web ou no desktop. Use a base de dados original, não uma /vinculada dela.

2. Abra o menu da coluna que você deseja controlar.

3. Selecione Acesso à propriedade.

4. Escolha o acesso padrão para todos que puderem abrir a base de dados.

5. Adicione uma exceção para cada pessoa, grupo, propriedade de pessoa ou agente que precise de algo diferente e, em seguida, escolha o nível de acesso deles.

6. Selecione Visualizar e escolha uma pessoa para ver qual permissão seria definida para ela.

7. Salve a regra.

Estes são os níveis de acesso padrão que você definiu acima para todos que puderem abrir a base de dados.

• Herdar da base de dados: O acesso da pessoa a toda a base de dados determina o que ela pode fazer com a coluna.

• Pode editar propriedade e valores: A pessoa pode editar a propriedade e seus valores.

• Pode editar apenas valores: A pessoa pode editar os valores, mas não a propriedade.

• Pode visualizar propriedade: A pessoa pode ver que a coluna existe, mas nenhum de seus valores.

• Pode visualizar propriedade e valores: A pessoa pode ver que a coluna existe e ver seus valores.

• Sem acesso: A coluna e seus valores estão ocultos dessa pessoa.

Se você estiver usando uma propriedade de pessoa em sua base de dados – por exemplo, você tem uma base de dados de projetos com uma propriedade Proprietário do Projeto – você pode fazer com que o nível de acesso de outras propriedades na base de dados dependa do valor dessa propriedade de pessoa.

No exemplo da base de dados de projetos, você pode ter uma coluna Custo com o custo do projeto. Você quer que cada proprietário de projeto tenha acesso para visualizar e editar o custo de seu próprio projeto, mas não ao custo de outros projetos nessa base de dados. Você pode fazer isso concedendo Pode editar apenas valores à propriedade de pessoa Proprietário do Projeto.

Isso não concederá acesso ao conjunto completo de valores para essa propriedade. Se você quiser que um proprietário de projeto tenha acesso para editar todos os valores, precisará conceder autorizações adicionais a ele.

• Pessoas com Acesso completo à base de dados sempre têm acesso completo a todas as propriedades, independentemente da configuração. Elas nunca são restringidas por uma regra de coluna. Sempre teste com alguém que não tenha acesso completo.

• O acesso à propriedade depende do acesso à página. Uma regra de coluna nunca dá a alguém acesso a uma página de base de dados que ele não pode abrir.

• Uma visualização que filtra, ordena ou agrupa por uma coluna que alguém não pode visualizar pode não abrir para essa pessoa. Recomendamos configurar visualizações adaptadas ao nível de acesso do público-alvo.

• Se uma pessoa corresponder a mais de uma exceção, o Notion concede a ela o nível de acesso menos restritivo.

• O Notion respeita o acesso mais amplo que uma pessoa tem. Se alguém ainda vê uma coluna que você restringiu, verifique o restante do menu compartilhar para um acesso mais amplo.

• Agentes podem ter suas próprias autorizações sobre propriedades. A IA do Notion geralmente herda as autorizações do usuário. Se o usuário não pode visualizar uma coluna, então seu agente não pode lê-la ou preenchê-la. Observe que isso significa que a IA do Notion ou um agente pode relatar que a coluna não existe.

• Restaurar uma versão mais antiga de uma base de dados manterá as regras de acesso à propriedade da versão atual.

• Os seguintes tipos de coluna não podem ser restritos:

  • Título

  • ID

  • Criado por

  • Hora de criação

  • Última edição por

  • Hora da última edição

  • Certos tipos de propriedades sincronizadas

  • Propriedades de relação de subítem ou pai

• Você não pode gerenciar o acesso à propriedade em uma base de dados wiki.

• Você não pode criar ou alterar regras do seu telefone. As regras que você já fez ainda se aplicam lá.

• Uma base de dados com muitas regras de acesso à propriedade pode carregar mais lentamente, especialmente em visualizações que ordenam, filtram ou agrupam por uma propriedade restrita.

Não consigo encontrar o acesso à propriedade.

Verifique se o seu espaço de trabalho está em um plano Business ou Plano Enterprise, se você tem Acesso completo à base de dados e se você está na versão web ou desktop.

Alguém ainda consegue ver uma coluna que eu restringi.

Primeiro, verifique se essa pessoa tem Acesso completo à base de dados, já que as regras de coluna nunca a restringem. Em seguida, revise as configurações de compartilhamento da página e da base de dados, o acesso padrão da coluna e cada exceção usando o recurso de visualização. O Notion sempre aplica o acesso mais amplo que uma pessoa possui.

Uma visualização não será aberta para algumas pessoas.

Verifique se a visualização filtra, ordena ou agrupa por uma coluna que essas pessoas não conseguem ver. Se for o caso, direcione-as para uma visualização que não use essa coluna.

A IA do Notion ou um agente diz que a coluna não existe.

Isso geralmente significa que ele não tem acesso a essa coluna. Verifique as configurações de compartilhamento da base de dados e da página, depois o acesso padrão da coluna e suas exceções.

Um /botão, automação, fórmula ou rollup parou de funcionar.

Tente o mesmo fluxo de trabalho que alguém que consegue ver a coluna. Se funcionar para essa pessoa, é porque quem está executando o fluxo não tem acesso a uma coluna necessária para a execução.

• Configurações de compartilhamento e permissões

• Propriedades da base de dados

• Visualizações, filtros e classificações