Administrer egenskapstilgang til database

Tilgang på sidenivå lar deg administrere hvilke databasesider noen kan åpne. Egenskapstilgang kontrollerer hvilke spalter brukere kan se og endre. For eksempel kan en teamkatalog vise navn og roller til alle, mens kun personalavdelingen din kan se lønnsspalten.

Du kan også la en bred gruppe se en spalte mens kun noen få personer kan redigere den. Det fungerer bra for en status- eller godkjenningsspalte.

• Arbeidsområdet ditt må være på et Business- eller Enterprise-abonnement for å administrere egenskapstilgang.

• Du trenger Full tilgang til databasen for å redigere egenskapstilgang.

• Du kan sette opp regler for egenskapstilgang på web eller desktop, men ikke på mobil. Regler du oppretter vil fortsatt gjelde når folk åpner databasen på mobil.

1. Åpne databasen i en /tabellvisning på web eller desktop. Bruk den opprinnelige databasen, ikke en /opprett lenket database av den.

2. Åpne menyen for spalten du vil kontrollere.

3. Velg Egenskapstilgang.

4. Velg standardtilgang for alle som kan åpne databasen.

5. Legg til et unntak for hver person, gruppe, person-egenskap eller agent som trenger noe annet, og velg deretter tilgangsnivået deres.

6. Velg Forhåndsvisning og velg en person for å se hvilken tilgang som vil bli satt for dem.

7. Lagre regelen.

Dette er standardtilgangsnivåene som du angir ovenfor for alle som kan åpne databasen.

• Arv fra database: Personens tilgang til hele databasen avgjør hva de kan gjøre med spalten.

• Kan redigere egenskap og verdier: Personen kan redigere egenskapen og verdiene dens.

• Kan kun redigere verdier: Personen kan redigere verdiene, men ikke egenskapen.

• Kan kun se egenskap: Personen kan se at spalten eksisterer, men ingen av verdiene dens.

• Kan se egenskap og verdier: Personen kan se at spalten eksisterer og se verdiene dens.

• Ingen tilgang: Spalten og verdiene dens er skjult for den personen.

Hvis du bruker en person-egenskap i databasen din – for eksempel hvis du har en prosjektdatabase med en Prosjekteier-egenskap – kan du gjøre tilgangsnivået for andre egenskaper i databasen avhengig av verdien til den person-egenskapen.

I eksemplet med prosjektdatabasen kan du ha en Kostnad-spalte med kostnaden for prosjektet. Du vil at hver prosjekteier skal ha tilgang til å se og redigere kostnaden for sitt eget prosjekt, men ikke kostnaden for andre prosjekter i den databasen. Du kan gjøre dette ved å gi Kan kun redigere verdier-tilgang til Prosjekteier-person-egenskapen.

Dette vil ikke gi tilgang til hele settet med verdier for denne egenskapen. Hvis du vil at en prosjekteier skal ha tilgang til å redigere alle verdier, må du gi dem ytterligere tillatelser.

• Personer med Full tilgang til databasen har alltid full tilgang til alle egenskaper, uavhengig av innstillingen. De blir aldri begrenset av en spalteregel. Test alltid med noen som ikke har full tilgang.

• Tilgang til egenskaper er avhengig av sidetilgang. En spalteregel gir aldri noen tilgang til en databaseside som de ikke allerede kan åpne.

• En visning som filtrerer, sorterer eller grupperer etter en spalte noen ikke kan se, vil kanskje ikke åpne seg for dem. Vi anbefaler å sette opp visninger som er tilpasset tilgangsnivået til den tiltenkte målgruppen.

• Hvis en person samsvarer med mer enn ett unntak, gir Notion dem det minst restriktive tilgangsnivået.

• Notion respekterer den bredeste tilgangen en person har. Hvis noen fortsatt ser en spalte du har begrenset, sjekk resten av Del-menyen for bredere tilgang.

• Agenter kan få tildelt egne tillatelser for egenskaper. Notion AI arver vanligvis brukerens tillatelser. Hvis brukeren ikke kan se en spalte, kan ikke agenten deres lese den eller fylle den ut. Merk at dette betyr at Notion AI eller en agent kan rapportere at spalten ikke eksisterer.

• Gjenoppretting av en eldre versjon av en database vil beholde den gjeldende versjonens regler for egenskapstilgang.

• Følgende spaltetyper kan ikke begrenses:

  • Tittel

  • ID

  • Opprettet av

  • Opprettet tidspunkt

  • Sist redigert av

  • Sist redigert

  • Visse typer synkroniserte egenskaper

  • Under-element- eller overordnede relasjonsegenskaper

• Du kan ikke administrere egenskapstilgang i en wikidatabase.

• Du kan ikke opprette eller endre regler fra telefonen din. Regler du allerede har laget, gjelder fortsatt der.

• En database med mange tilgangsregler for egenskaper kan lastes inn saktere, spesielt i visninger som sorterer, filtrerer eller grupperer etter en begrenset egenskap.

Jeg finner ikke Egenskapstilgang.

Kontroller at arbeidsområdet ditt er på et Business- eller Enterprise-abonnement, at du har Full tilgang til databasen, og at du er på web eller skrivebord.

Noen kan fortsatt se en spalte jeg har begrenset.

Sjekk først om personen har Full tilgang til databasen, siden spalteregler aldri begrenser dem. Gå deretter gjennom innstillingene for side- og databasedeling, spaltens standardtilgang og hvert unntak ved hjelp av forhåndsvisningsfunksjonen. Notion bruker alltid den videste tilgangen en person har.

En Visning vil ikke åpne seg for enkelte personer.

Sjekk om Visningen filtrerer, sorterer eller grupperer etter en Spalte de personene ikke kan se. Hvis den gjør det, henvis dem til en Visning som ikke bruker den Spalten.

Notion AI eller en agent sier at Spalten ikke eksisterer.

Dette betyr vanligvis at den ikke har tilgang til den Spalten. Sjekk innstillingene for database- og sidedeling, deretter Spaltens standardtilgang og dens unntak.

/knapp, automasering, Formel eller Rollup sluttet å fungere.

Prøv den samme arbeidsflyten som noen som kan se spalten. Hvis det fungerer for dem, mangler den som kjører arbeidsflyten tilgang til den spalten arbeidsflyten trenger.

• Innstillinger for deling og tilgang

• Databaseegenskaper

• Visninger, filtre og sorteringer