Gestisci l'accesso alla proprietà del database

L'accesso a livello di pagina ti consente di gestire quali pagine del database qualcuno può aprire. L'accesso alla proprietà controlla quali colonne gli utenti possono vedere e modificare. Ad esempio, una directory del team può mostrare nomi e ruoli a tutti, mentre solo il tuo team Persone può vedere la colonna dello stipendio.

Puoi anche consentire a un ampio gruppo di vedere una colonna mentre solo poche persone possono modificarla. Funziona bene per una colonna stato o approvazione.

• Il tuo spazio di lavoro deve essere su un piano Business o Enterprise per gestire l'accesso alla proprietà.

• Hai bisogno di Accesso completo al database per modificare l'accesso alla proprietà.

• Puoi impostare le regole di accesso alla proprietà sul web o sul desktop, ma non su dispositivi mobili. Le regole che crei si applicheranno comunque quando le persone aprono il database su dispositivi mobili.

1. Apri il database in una /vista tabella sul web o sul desktop. Usa il database originale, non una sua /vista collegata.

2. Apri il menu della colonna che desideri controllare.

3. Seleziona Accesso alla proprietà.

4. Scegli l'accesso predefinito per tutti coloro che possono aprire il database.

5. Aggiungi un'eccezione per ogni persona, gruppo, proprietà delle persone o agente che necessita di qualcosa di diverso, quindi scegli il relativo livello di accesso.

6. Seleziona Anteprima e scegli una persona per vedere quale permesso verrebbe impostato per lei.

7. Salva la regola.

Questi sono i livelli di accesso predefiniti impostati sopra per tutti coloro che possono aprire il database.

• Eredita dal database: L'accesso della persona all'intero database determina cosa può fare con la colonna.

• Può modificare proprietà e valori: La persona può modificare la proprietà e i suoi valori.

• Può modificare solo i valori: La persona può modificare i valori, ma non la proprietà.

• Può solo visualizzare la proprietà: la persona può vedere che la colonna esiste, ma non i suoi valori.

• Può visualizzare proprietà e valori: la persona può vedere che la colonna esiste e visualizzarne i valori.

• Nessun accesso: la colonna e i suoi valori sono nascosti a quella persona.

Se utilizzi una proprietà delle persone nel tuo database - ad esempio, hai un database di progetti con una proprietà Responsabile progetto - puoi rendere il livello di accesso di altre proprietà nel database dipendente dal valore di quella proprietà delle persone.

Nell'esempio del database dei progetti, potresti avere una colonna Costo con il costo del progetto. Vuoi che ogni Responsabile progetto abbia accesso per visualizzare e modificare il costo del proprio progetto, ma non il costo di altri progetti nel database. Puoi farlo concedendo l'accesso Può solo modificare i valori alla proprietà delle persone Responsabile progetto.

Questo non concederà l'accesso all'intero set di valori per questa proprietà. Se vuoi che un Responsabile progetto abbia accesso per modificare tutti i valori, dovresti concedergli permessi aggiuntivi.

• Le persone con Accesso completo al database hanno sempre accesso completo a tutte le proprietà, indipendentemente dall'impostazione. Non sono mai limitate da una regola di colonna. Testa sempre con qualcuno che non ha accesso completo.

• L'accesso alle proprietà dipende dall'accesso alla pagina. Una regola di colonna non fornisce mai a qualcuno l'accesso a una pagina del database che non può già aprire.

• Una vista che filtra, ordina o raggruppa per una colonna che qualcuno non può vedere potrebbe non aprirsi per lui. Consigliamo di impostare viste su misura per il livello di accesso del pubblico di destinazione.

• Se una persona corrisponde a più di un'eccezione, Notion le assegna il livello di accesso meno restrittivo.

• Notion rispetta l'accesso più ampio di cui dispone una persona. Se qualcuno vede ancora una colonna che hai limitato, controlla il resto del menu Condividi per verificare la presenza di accessi più ampi.

• Agli agenti possono essere concessi i propri permessi sulle proprietà. Notion AI solitamente eredita i permessi dell'utente. Se l'utente non può vedere una colonna, il suo agente non può leggerla o compilarla. Nota che ciò significa che Notion AI o un agente potrebbero segnalare che la colonna non esiste.

• Il ripristino di una versione precedente di un database manterrà le regole di accesso alle proprietà della versione corrente.

• I seguenti tipi di colonne non possono essere limitati:

  • Titolo

  • ID

  • Creato da

  • Data di creazione

  • Ultima modifica di

  • Ultima modifica

  • Alcuni tipi di proprietà sincronizzate

  • Proprietà di relazione tra sottoelementi o elementi padre

• Non puoi gestire l'accesso alle proprietà in un wiki database.

• Non puoi creare o modificare le regole dal telefono. Le regole che hai già creato continuano ad applicarsi lì.

• Un database con molte regole di accesso alle proprietà potrebbe caricarsi più lentamente, specialmente nelle viste che ordinano, filtrano o raggruppano per una proprietà limitata.

Non riesco a trovare Accesso alle proprietà.

Verifica che il tuo spazio di lavoro sia su un piano Business o Enterprise, che tu abbia Accesso completo al database e che tu sia su web o desktop.

Qualcuno riesce ancora a vedere una colonna che ho limitato.

Per prima cosa verifica se quella persona ha Accesso completo al database, poiché le regole di colonna non la limitano mai. Quindi rivedi le impostazioni di condivisione della pagina e del database, l'accesso predefinito della colonna e ogni eccezione utilizzando la funzionalità di anteprima. Notion applica sempre l'accesso più ampio che una persona possiede.

Una vista non si apre per alcune persone.

Verifica se la vista filtra, ordina o raggruppa in base a una colonna che quelle persone non possono vedere. Se lo fa, indirizzali a una vista che non utilizza quella colonna.

Notion AI o un agente dice che la colonna non esiste.

Di solito significa che non ha accesso a quella colonna. Verifica le impostazioni di condivisione del database e della pagina, quindi l'accesso predefinito della colonna e le sue eccezioni.

Un pulsante, un'automazione, una formula o un rollup ha smesso di funzionare.

Prova lo stesso workflow di qualcuno che può vedere la colonna. Se per loro funziona, alla persona che lo sta eseguendo manca l'accesso a una colonna necessaria per il workflow.

• Impostazioni di condivisione e permessi

• Proprietà del database

• Viste, filtri e ordinamenti