Kelola akses properti database

Akses tingkat halaman memungkinkan Anda mengelola halaman database mana yang dapat dibuka seseorang. Akses properti mengontrol kolom mana yang dapat dilihat dan diubah oleh pengguna. Misalnya, direktori tim dapat menampilkan nama dan peran kepada semua orang, sementara hanya tim personalia Anda yang dapat melihat kolom gaji.

Anda juga dapat membiarkan grup yang luas melihat kolom sementara hanya sedikit orang yang dapat mengeditnya. Itu berfungsi dengan baik untuk kolom status atau approval.

• Ruang kerja Anda harus menggunakan Paket Bisnis atau Paket Perusahaan untuk mengelola akses properti.

• Anda memerlukan Full access ke database untuk mengedit akses properti.

• Anda dapat mengatur aturan akses properti di web atau desktop, tetapi tidak di seluler. Aturan yang Anda buat akan tetap berlaku saat orang membuka database di seluler.

1. Buka database dalam tampilan tabel di web atau desktop. Gunakan database asli, bukan tampilan tertautnya.

2. Buka menu untuk kolom yang ingin Anda kontrol.

3. Pilih Property access.

4. Pilih akses default untuk setiap orang yang dapat membuka database.

5. Tambahkan pengecualian untuk setiap orang, grup, properti orang, atau agen yang memerlukan akses berbeda, lalu pilih tingkat akses mereka.

6. Pilih Preview dan pilih seseorang untuk melihat izin apa yang akan ditetapkan bagi mereka.

7. Simpan aturan tersebut.

Ini adalah tingkat akses default yang Anda tetapkan di atas untuk setiap orang yang dapat membuka database.

• Inherit from database: Akses orang tersebut ke seluruh database menentukan apa yang dapat mereka lakukan dengan kolom tersebut.

• Can edit property & values: Orang tersebut dapat mengedit properti dan nilainya.

• Can edit values only: Orang tersebut dapat mengedit nilainya, tetapi tidak propertinya.

• Can view property only: Orang tersebut dapat melihat bahwa kolom tersebut ada, tetapi tidak dapat melihat nilainya.

• Can view property & values: Orang tersebut dapat melihat bahwa kolom tersebut ada dan melihat nilai-nilainya.

• No access: Kolom dan nilai-nilainya disembunyikan dari orang tersebut.

Jika Anda menggunakan properti orang di database Anda - misalnya, Anda memiliki database proyek dengan properti Pemilik Proyek - Anda dapat membuat tingkat akses properti lain dalam database tersebut bergantung pada nilai properti orang tersebut.

Dalam contoh database proyek, Anda mungkin memiliki kolom Cost dengan biaya proyek. Anda ingin setiap pemilik proyek memiliki akses untuk melihat dan mengedit biaya proyek mereka sendiri, tetapi tidak untuk biaya proyek lain dalam database tersebut. Anda dapat melakukan ini dengan memberikan akses Can edit values only ke properti orang Pemilik Proyek.

Ini tidak akan memberikan akses ke kumpulan nilai lengkap untuk properti ini. Jika Anda ingin pemilik proyek memiliki akses untuk mengedit semua nilai, Anda perlu memberi mereka izin tambahan.

• Orang dengan Full access ke database selalu memiliki akses penuh ke semua properti, terlepas dari pengaturannya. Mereka tidak pernah dibatasi oleh aturan kolom. Selalu uji dengan seseorang yang tidak memiliki Full access.

• Akses properti bergantung pada akses halaman. Aturan kolom tidak pernah memberikan akses kepada seseorang ke halaman database yang belum dapat mereka buka.

• Tampilan yang memfilter, mengurutkan, atau mengelompokkan berdasarkan kolom yang tidak dapat dilihat seseorang mungkin tidak akan terbuka bagi mereka. Kami menyarankan untuk menyiapkan tampilan yang disesuaikan dengan tingkat akses audiens yang dituju.

• Jika seseorang cocok dengan lebih dari satu pengecualian, Notion memberikan tingkat akses yang paling tidak membatasi kepada mereka.

• Notion menghormati akses terluas yang dimiliki seseorang. Jika seseorang masih melihat kolom yang Anda batasi, periksa menu Share lainnya untuk akses yang lebih luas.

• Agen dapat diberikan izin mereka sendiri pada properti. Notion AI biasanya mewarisi izin pengguna. Jika pengguna tidak dapat melihat kolom, maka agen mereka tidak dapat membaca atau mengisinya. Perhatikan bahwa ini berarti Notion AI atau agen mungkin melaporkan bahwa kolom tersebut tidak ada.

• Memulihkan versi database yang lebih lama akan tetap mempertahankan aturan akses properti versi saat ini.

• Jenis kolom berikut tidak dapat dibatasi:

  • Judul

  • ID

  • Dibuat oleh

  • Waktu dibuat

  • Terakhir diedit oleh

  • Waktu terakhir diedit

  • Jenis properti sinkron tertentu

  • Properti sub-item atau relasi induk

• Anda tidak dapat mengelola akses properti di database wiki.

• Anda tidak dapat membuat atau mengubah aturan dari ponsel Anda. Aturan yang sudah Anda buat tetap berlaku di sana.

• Database dengan banyak aturan akses properti mungkin dimuat lebih lambat, terutama dalam tampilan yang mengurutkan, memfilter, atau mengelompokkan berdasarkan properti yang dibatasi.

Saya tidak dapat menemukan Property access.

Periksa apakah ruang kerja Anda berada pada Paket Bisnis atau Paket Perusahaan, apakah Anda memiliki Full access ke database, dan apakah Anda menggunakan web atau desktop.

Seseorang masih dapat melihat kolom yang saya batasi.

Pertama, periksa apakah orang tersebut memiliki Full access ke database, karena aturan kolom tidak pernah membatasi mereka. Kemudian tinjau pengaturan berbagi halaman dan database, akses default kolom, dan setiap pengecualian menggunakan fitur Pratinjau. Notion selalu menerapkan akses terluas yang dimiliki seseorang.

Tampilan tidak terbuka bagi sebagian orang.

Periksa apakah tampilan memfilter, mengurutkan, atau mengelompokkan berdasarkan kolom yang tidak dapat dilihat oleh orang-orang tersebut. Jika ya, arahkan mereka ke tampilan yang tidak menggunakan kolom tersebut.

Notion AI atau agen mengatakan kolom tersebut tidak ada.

Ini biasanya berarti mereka tidak memiliki akses ke kolom tersebut. Periksa pengaturan berbagi database dan halaman, lalu akses default kolom dan pengecualiannya.

Tombol, otomatisasi, Formula, atau rollup berhenti berfungsi.

Coba alur kerja yang sama seperti seseorang yang dapat melihat kolom tersebut. Jika berhasil bagi mereka, berarti orang yang menjalankannya tidak memiliki akses ke kolom yang diperlukan oleh alur kerja tersebut.

• Pengaturan berbagi & izin

• Properti database

• Views, filters & sorts