Automasi database

Otomatisasi database adalah urutan tindakan yang terjadi kapan pun perubahan spesifik pada database terjadi. Otomatisasi terdiri dari pemicu (peristiwa yang memulai otomatisasi) dan tindakan (efek dari otomatisasi). Otomatisasi database dimaksudkan untuk membantu Anda menghemat waktu dan menyederhanakan pekerjaan Anda, serta bisa sangat mendasar atau lebih kompleks tergantung pada kebutuhan Anda.

Otomatisasi database dapat digunakan untuk banyak hal, termasuk:

• Menetapkan tugas kepada orang tertentu saat statusnya berubah.

• Mengirim notifikasi Slack ke saluran saat halaman ditambahkan ke database.

• Otomatisasi database tersedia pada paket berbayar di semua platform.

• Otomatisasi database dapat dibuat, diedit, atau Hapus oleh pengguna paket berbayar yang memiliki akses penuh ke database tersebut.

• Namun, otomatisasi Slack hanya dapat diedit oleh pembuat otomatisasi tersebut.

• Pengguna Paket Gratis dapat membuat otomatisasi notifikasi Slack, tetapi tidak dapat membuat jenis otomatisasi lainnya.

• Pengguna Paket Gratis dapat menggunakan otomatisasi yang sudah ada di dalam templat, tetapi mereka tidak akan dapat mengeditnya.

Untuk membuat otomatisasi database:

1. Klik ⚡ di bagian atas database → Otomatisasi baru.

2. Beri nama otomatisasi database Anda jika Anda mau.

3. Pilih Pemicu baru untuk membuat pemicu. Kemudian pilih Tambahkan pemicu untuk membuat lebih banyak pemicu. Pelajari lebih lanjut tentang jenis-jenis pemicu di bawah →

4. Pilih Tindakan baru untuk membuat tindakan. Kemudian pilih Tambahkan tindakan untuk membuat lebih banyak tindakan. Pelajari lebih lanjut tentang jenis-jenis tindakan di bawah →

5. Pilih Buat.

Otomatisasi dapat memiliki satu pemicu atau beberapa pemicu. Saat Anda menyiapkan otomatisasi, Anda dapat memutuskan apakah otomatisasi tersebut akan terjadi Saat salah satu dari ini terjadi atau Saat semua ini terjadi.

Anda dapat memilih dari tiga jenis pemicu:

• Halaman ditambahkan berarti automasi Anda akan dipicu saat halaman baru ditambahkan ke database Anda.

• Properti diedit berarti otomatisasi database Anda akan dipicu saat properti tertentu dari database Anda diedit. Untuk properti nama, orang, angka, teks, pilih, dan relasi, Anda dapat memilih jenis pengeditan apa yang dilakukan pada properti tersebut yang akan memicu otomatisasi. Misalnya, Anda mungkin memiliki daftar kontak di database Notion dan menyiapkan otomatisasi di mana pemicunya adalah nomor telepon yang diawali dengan angka 732, dan tindakannya adalah status orang tersebut diatur ke New Jersey.

• Setiap {frequency} berarti automasi Anda akan berulang. Pemicu akan terjadi berulang kali berdasarkan frekuensi yang Anda tetapkan. Anda dapat mengatur automasi Anda agar berulang setiap hari, minggu, bulan, dan seterusnya. Anda juga dapat mengatur waktu kapan automasi akan dipicu, tanggal kapan pemicu automasi akan dimulai dan berakhir, serta zona waktu.

  

  Catatan: Pemicu Setiap {frequency} berfungsi dengan semua tindakan otomatisasi kecuali untuk Edit properti.

Anda dapat memiliki lebih dari satu kondisi untuk pemicu Anda sehingga dua hal atau lebih harus benar agar automasi terjadi. Perhatikan bahwa pemicu berulang (seperti yang Anda atur untuk berulang setiap minggu, bulan, dll.) tidak dapat dipasangkan dengan jenis pemicu lainnya.

Otomatisasi dapat melakukan satu tindakan atau beberapa tindakan. Anda dapat memilih dari berbagai tindakan:

• Edit properti akan mengedit properti halaman di database tempat Anda berada saat ini. Untuk properti pilih ganda, orang, dan relasi, Anda dapat menambah atau menghapus nilai individu alih-alih menambah atau menghapus semua nilai sekaligus. Misalnya, Anda mungkin memiliki database tugas di mana jika nama tugas berisi kata “blog”, nama Anda ditambahkan ke properti orang, meskipun ada orang lain yang sudah ditetapkan ke tugas tersebut.

• Tambahkan halaman ke akan menambahkan halaman ke database pilihan Anda, dan mengedit properti halaman tersebut.

• Edit halaman di akan mengedit halaman dan properti di database pilihan Anda.

• Kirim notifikasi ke akan mengirimkan notifikasi kepada orang tertentu di ruang kerja Notion Anda. Penerima Anda bisa terdiri dari maksimal 20 orang di ruang kerja Anda, atau orang yang dikaitkan dengan properti Orang tertentu di database Anda. Tambahkan pesan yang ingin Anda sertakan bersama notifikasi tersebut.

• Kirim email ke akan mengirimkan email dari akun Gmail Anda ke satu atau beberapa penerima. Pelajari lebih lanjut tentang ini di bawah.

• Kirim webhook akan mengirimkan permintaan HTTP POST ke URL yang ditentukan. Pelajari lebih lanjut di artikel ini →

• Kirim notifikasi Slack ke akan mengirimkan notifikasi kustom ke saluran Slack yang Anda inginkan. Fitur ini hanya tersedia pada Paket Plus, Bisnis, dan Paket Perusahaan. Pelajari lebih lanjut di sini →

• Tentukan variabel akan memungkinkan Anda membuat variabel kustom menggunakan mention dan Formula. Anda kemudian dapat menggunakan variabel ini dalam tindakan automasi database lainnya. Pelajari lebih lanjut tentang ini di bawah.

Tindakan Kirim email ke untuk otomatisasi database akan mengirimkan email dari akun Gmail Anda ke satu atau beberapa alamat email saat pemicu terjadi. Ini berguna jika Anda ingin mengirim email kepada seseorang untuk mengingatkan mereka agar menyelesaikan tugas yang sudah lewat jatuh temponya, atau untuk memperbarui tim Anda mengenai status semua proyek Anda yang sedang berjalan.

Untuk menyiapkan otomatisasi guna mengirim email:

1. Klik ⚡ di bagian atas database, lalu pilih Otomatisasi baru atau otomatisasi yang sudah ada.

2. Pilih Tindakan baru atau Tambahkan tindakan → Kirim email ke….

3. Jika akun Notion Anda sudah terhubung ke akun Gmail, Anda akan melihat alamat email Anda di samping Kirim email dari. Jika Anda ingin menggunakan akun Gmail lain untuk automasi ini, klik alamat email Anda → Tambahkan Akun Gmail.

4. Anda dapat mengatur berbagai bagian email Anda:

   • To: Ini bisa berupa properti orang (seperti Whoever triggered atau Page creator), orang di ruang kerja Anda, atau alamat email tertentu. Alamat email ini bisa bersifat eksternal — tidak harus milik seseorang di ruang kerja atau organisasi Anda.

     • Pilih CC/BCC di sebelah kolom To untuk secara opsional mengirim CC atau BCC ke orang lain.

   • Subject: Masukkan subjek untuk email Anda. Pilih @ di kolom Subject jika Anda ingin subjek Anda berisi properti dari halaman pemicu Anda, waktu atau tanggal, orang atau grup di ruang kerja Anda, atau tautan ke halaman di ruang kerja Anda. Pilih ∑ di kolom Subject jika Anda ingin membuat Formula untuk subjek Anda.

   • Message: Masukkan pesan untuk email Anda. Pilih @ di kolom Message jika Anda ingin pesan Anda berisi properti dari halaman pemicu Anda, waktu atau tanggal, orang atau grup di ruang kerja Anda, atau tautan ke halaman di ruang kerja Anda. Pilih ∑ di kolom Message jika Anda ingin membuat Formula untuk pesan Anda.

   • Send with display name: Nama tampilan opsional ini akan muncul di sebelah email Anda saat penerima menerimanya. Pilih @ di kolom nama tampilan jika Anda ingin nama tampilan Anda berisi properti dari halaman pemicu Anda, waktu atau tanggal, orang atau grup di ruang kerja Anda, atau tautan ke halaman di ruang kerja Anda. Pilih ∑ di kolom nama tampilan jika Anda ingin membuat Formula untuk nama tampilan Anda.

     

   • Send replies to: Jika Anda ingin balasan email Anda dikirim ke seseorang selain alamat email yang Anda gunakan untuk mengirimnya, Anda dapat menggunakan pengaturan opsional ini untuk mengirim balasan ke properti orang, atau orang di ruang kerja Anda.

Anda dapat menentukan variabel kustom dengan mention dan Formula. Anda kemudian dapat menggunakan variabel ini dalam tindakan otomatisasi database lainnya. Untuk menentukan variabel:

1. Klik ⚡ di bagian atas database, lalu pilih Otomatisasi baru atau otomatisasi yang sudah ada.

2. Pilih Tindakan baru atau Tambahkan tindakan → Tentukan variabel.

3. Klik Variable 1 untuk memberi nama variabel, mengedit Formula, atau menduplikasinya. Anda juga dapat memilih Tambah variabel.

4. Pilih @ atau ∑ di kolom variabel untuk menentukan variabel Anda.

5. Anda dapat menggunakan variabel ini dalam tindakan otomatisasi tambahan.

Mari kita lihat contoh kapan dan bagaimana Anda membuat variabel kustom. Katakanlah Anda ingin mengatur otomatisasi di mana ketika tugas induk ditandai sebagai selesai, semua sub-tugasnya secara otomatis ditandai sebagai selesai.

1. Klik ⚡ di bagian atas database, lalu pilih Automasi baru atau automasi yang sudah ada.

2. Pilih pemicu sebagai Status set to Complete.

3. Pilih New action atau Add action → Define variables.

4. Pilih ∑ di kolom di bawah Variable 1.

5. Di jendela yang terbuka, pilih Trigger page dalam daftar properti di sebelah kiri.

6. Tambahkan titik tepat setelah Trigger page dalam Formula Anda, sehingga Formula Anda terbaca Trigger page.. Setelah Anda melakukan ini, Anda akan melihat properti halaman pemicu dalam daftar properti di sebelah kiri.

7. Pilih Sub-item. Formula Anda sekarang seharusnya terbaca Trigger page.Sub-item.

8. Save Formula Anda. Sekarang, variabel kustom Anda didefinisikan sebagai sub-item dari halaman yang memicu otomatisasi Anda, atau dengan kata lain, halaman yang ditandai sebagai selesai.

9. Sekarang, di pengaturan otomatisasi database Anda, pilih Add action.

10. Pilih Edit pages in....

11. Buka menu tarik-turun Select database dan pilih Variable 1. Ini berarti otomatisasi akan mengedit halaman yang terkait dengan variabel 1, atau dengan kata lain, sub-item yang terkait dengan halaman yang ditandai sebagai selesai.

12. Buka menu tarik-turun Edit a property dan pilih Status.

13. Buka menu tarik-turun Select dan pilih Complete.

14. Pilih Save.

Lain kali Anda menandai item induk yang memiliki sub-item sebagai selesai, Anda akan melihat status semua sub-item berubah menjadi selesai juga!

Anda dapat menggunakan sebutan dan Formula dalam tindakan otomatisasi database Anda agar otomatisasi Anda bekerja lebih baik untuk Anda. Sebagai contoh:

• Anda mungkin ingin menyebutkan tanggal dalam nama halaman baru yang dibuat di database Anda.

• Anda mungkin ingin menyiapkan otomatisasi database untuk mengirim pemberitahuan kepada seseorang yang menyebutkan halaman tertentu.

• Anda mungkin ingin mengirim pesan secara otomatis kepada seseorang saat tiket telah diselesaikan, dan menggunakan Formula dalam pesan tersebut yang menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiket.

Untuk menyertakan sebutan atau Formula dalam tindakan otomatisasi database:

1. Pilih ikon penggeser di bagian atas database → Automations.

2. Pilih New action atau Add action. Temukan tindakan yang Anda inginkan dan pilih tindakan tersebut.

3. Saat Anda menyiapkan tindakan otomatisasi, pilih @ di kolom jika Anda ingin menyebutkan tanggal, orang, halaman, atau properti dari halaman pemicu di database Anda. Pilih ∑ di kolom jika Anda ingin membuat Formula.

4. Pilih Save setelah Anda selesai.

Untuk memastikan otomatisasi Anda berfungsi dengan baik, kami akan membantu Anda memahami di mana otomatisasi Anda tidak valid.

• Jika otomatisasi Anda mengalami kesalahan while you’re setting it up:

  • Anda akan melihat informasi tentang di mana dan apa kesalahan tersebut saat Anda membuat atau mengedit otomatisasi.

  • Anda tidak akan dapat menyimpan otomatisasi sampai Anda melakukan koreksi yang diperlukan.

• Jika otomatisasi Anda pernah berhasil sebelumnya tetapi mengalami kesalahan, otomatisasi tersebut akan dijeda.

  • Kami akan memberi tahu Anda tentang kesalahan dalam kasus tertentu, termasuk saat database atau properti database yang sedang diperbarui oleh otomatisasi Anda hilang, atau koneksi pihak ketiga seperti Gmail atau Slack tidak lagi valid atau perlu diautentikasi.

  • Dalam kasus lain, termasuk saat Formula tidak dijalankan dengan benar atau ada masalah dengan webhook, Anda mungkin tidak akan diberi tahu.

• Anda dapat mengeklik notifikasi untuk langsung menuju ke otomatisasi yang rusak dan memperbaikinya agar dapat digunakan kembali. Setelah otomatisasi Anda diperbaiki, Anda harus menghidupkannya kembali secara manual. Untuk melakukannya:

  1. Buka database yang terhubung dengan otomatisasi Anda dan pilih ••• → Automations.

  2. Arahkan kursor ke otomatisasi yang baru saja Anda perbaiki dan pilih •••.

  3. Aktifkan Aktif.

• Otomatisasi mungkin gagal jika mencoba melakukan perhitungan tanggal (seperti dateAdd) pada kolom yang kosong atau tidak terdefinisi saat otomatisasi berjalan.

  • Sebagai solusi, buat tampilan terfilter yang hanya menyertakan item di mana kolom tersebut tidak kosong, dan konfigurasikan otomatisasi agar hanya berjalan pada tampilan tersebut.

• Otomatisasi mungkin gagal jika diterapkan pada tampilan basis data yang memfilter entri yang relevan. Pastikan otomatisasi berjalan pada tampilan yang menyertakan semua item yang perlu diproses.

Untuk melihat dan mengelola semua otomatisasi yang ada untuk sebuah database:

1. Klik ⚡ di bagian atas database.

2. Arahkan kursor ke otomatisasi tersebut dan klik •••.

3. Pilih Edit, jeda, atau Hapus.