ניהול גישה למאפיין במאגר ידע

גישה ברמת הדף מאפשרת לך לנהל אילו דפי מאגר ידע מישהו יכול לפתוח. גישה למאפיין שולטת באילו עמודות משתמשים יכולים לראות ולשנות. לדוגמה, ספריית צוות יכולה להציג שמות ותפקידים לכולם, בעוד שרק צוות האנשים שלך יכול לראות את עמודת השכר.

ניתן גם לאפשר לקבוצה רחבה להציג עמודה בעוד שרק מעט אנשים יכולים לערוך אותה. זה עובד היטב עבור עמודת סטטוס או אישור.

• סביבת עבודה שלך צריכה להיות בתוכנית לעסקים או תוכנית Enterprise כדי לנהל גישה למאפיין במאגר ידע.

• אתה זקוק ל-גישה מלאה למאגר ידע כדי לערוך גישה למאפיין.

• ניתן להגדיר כללי גישה למאפיין באינטרנט או בשולחן העבודה, אך לא בנייד. כללים שתיצור עדיין יחולו כאשר אנשים יפתחו את מאגר הידע בנייד.

1. ניתן לפתוח את מאגר הידע בתצוגת טבלה באינטרנט או בשולחן העבודה. יש להשתמש במאגר הידע המקורי, ולא בתצוגה מקושרת.

2. ניתן לפתוח את התפריט עבור העמודה שברצונך לשלוט בה.

3. ניתן לבחור גישה למאפיין.

4. יש לבחור את הגישה המוגדרת כברירת מחדל עבור כל מי שיכול לפתוח את מאגר הידע.

5. ניתן להוסיף חריגה עבור כל אדם, קבוצה, מאפיין אדם או סוכן הזקוקים למשהו שונה, ולאחר מכן ניתן לבחור את רמת הגישה שלהם.

6. ניתן לבחור תצוגה מקדימה ולבחור אדם כדי לראות איזו הרשאה תוגדר עבורו.

7. ניתן לשמור את הכלל.

אלו הן רמות הגישה המוגדרות כברירת מחדל שנקבעו לעיל עבור כל מי שיכול לפתוח את מאגר הידע.

• ירושה ממאגר הידע: הגישה של האדם למאגר הידע כולו קובעת מה הוא יכול לעשות עם העמודה.

• יכול לערוך מאפיין וערכים: האדם יכול לערוך את המאפיין ואת הערכים שלו.

• יכול לערוך ערכים בלבד: האדם יכול לערוך את הערכים, אך לא את המאפיין.

• יכול להציג מאפיין בלבד: האדם יכול לראות שהעמודה קיימת, אך לא את הערכים שלה.

• יכול לצפות במאפיין ובערכים: האדם יכול לראות שהעמודה קיימת ולראות את הערכים שלה.

• ללא גישה: העמודה והערכים שלה מוסתרים מאותו אדם.

אם אתה משתמש במאפיין אדם במאגר הידע שלך – למשל, אם יש לך מאגר ידע של פרויקטים עם בעל פרויקט – ניתן להפוך את רמת הגישה של מאפיינים אחרים במאגר הידע לתלויה בערך של מאפיין אדם זה.

בדוגמה של מאגר הידע של פרויקטים, ייתכן שיש לך עמודת עלות עם עלות הפרויקט. בכל פרויקט, כל בעל פרויקט צריך לקבל גישה לצפייה ולעריכת עלות הפרויקט שלו, אך לא לגישה לפרויקטים אחרים. ניתן לעשות זאת על ידי מתן גישת יכול לערוך ערכים בלבד למאפיין אדם בעל פרויקט.

זה לא יעניק גישה לסט המלא של הערכים עבור מאפיין זה. אם רוצים שבעל פרויקט יקבל גישה לעריכת כל הערכים, יש להעניק לו הרשאות נוספות.

• לאנשים עם גישה מלאה למאגר הידע יש תמיד גישה מלאה לכל המאפיינים, ללא קשר להגדרה. הם לעולם לא מוגבלים על ידי כלל עמודה. יש לבדוק עם אדם שאין לו גישה מלאה.

• גישה למאפיין תלויה בגישה לדף. כלל עמודה לעולם לא מאפשר גישה לדף מאגר ידע שאינו פתוח.

• תצוגה שמסננת, ממיינת או מקבצת לפי עמודה שאותם אנשים אינם יכולים לראות, עשויה לא להיפתח עבורם. מומלץ להגדיר תצוגות המותאמות לרמת הגישה של קהל היעד.

• אם אדם תואם ליותר מחריגה אחת, Notion מעניקה לו את רמת הגישה הפחות מגבילה.

• Notion מכבדת את הגישה הרחבה ביותר שיש לאדם. אם מישהו עדיין רואה עמודה שהוגבלה, יש לבדוק את שאר תפריט שיתוף לגישה רחבה יותר.

• ניתן להעניק לסוכנים הרשאות משלהם למאפיינים. Notion AI בדרך כלל יורשת את ההרשאות של המשתמש. אם המשתמש לא יכול לראות עמודה, הסוכן שלו לא יכול לקרוא אותה או למלא אותה. יש לשים לב שמשמעות הדבר היא ש-Notion AI או סוכן עשויים לדווח שהעמודה אינה קיימת.

• שחזור גרסה ישנה יותר של מאגר ידע ישמור על כללי הגישה למאפיינים של הגרסה הנוכחית.

• לא ניתן להגביל את סוגי העמודות הבאים:

  • כותרת

  • מזהה

  • נוצרה על ידי

  • מועד יצירה

  • נערך לאחרונה על ידי

  • מועד עריכה אחרונה

  • סוגים מסוימים של מאפיינים מסונכרנים

  • מאפייני פריט משנה או יחס הורה

• לא ניתן לנהל גישה למאפיינים במאגר ידע מסוג ויקי.

• לא ניתן ליצור או לשנות כללים מהטלפון שלך. כללים שכבר יצרת עדיין חלים שם.

• מאגר ידע עם כללי גישה רבים למאפיינים עשוי להיטען לאט יותר, במיוחד בתצוגות שממיינות, מסננות או מקבצות לפי מאפיין מוגבל.

אני לא מצליח למצוא את גישה למאפיין.

יש לבדוק שסביבת העבודה שלך נמצאת בתוכנית לעסקים או בתוכנית Enterprise, שיש לך גישה מלאה למאגר הידע, ושאתה משתמש בגרסת האינטרנט או בגרסת שולחן העבודה.

מישהו עדיין יכול לראות עמודה שהגבלתי.

ראשית, יש לבדוק אם לאותו אדם יש גישה מלאה למאגר הידע, מכיוון שכללי העמודה לעולם אינם מגבילים אותם. לאחר מכן, יש לעיין בהגדרות השיתוף של הדף ומאגר הידע, בגישת ברירת המחדל של העמודה ובכל חריגה באמצעות תכונת התצוגה המקדימה. Notion תמיד מחילה את הגישה הרחבה ביותר שיש לאדם.

תצוגה לא נפתחת עבור אנשים מסוימים.

יש לבדוק אם התצוגה מסננת, ממיינת או מקבצת לפי עמודה שאותם אנשים אינם יכולים לראות. אם כן, יש להפנות אותם לתצוגה שאינה משתמשת בעמודה זו.

Notion AI או סוכן אומר שהעמודה לא קיימת.

יש לבדוק את הגדרות השיתוף של מאגר הידע והדף, ולאחר מכן את גישת ברירת המחדל של העמודה ואת החריגות שלה.

כפתור, אוטומציה, נוסחה או סיכום הפסיקו לעבוד.

ניתן לנסות את אותה זרימת עבודה כמו מישהו שיכול לראות את העמודה. אם זה עובד עבורו, לאדם שמריץ את הזרימה חסרה גישה לעמודה שזרימת העבודה זקוקה לה.

• הגדרות שיתוף והרשאות

• מאפיינים במאגרי ידע

• תצוגות, מסננים ומיון