Gérer l'accès à la propriété de la base de données

L'accès au niveau de la page vous permet de gérer les pages de base de données qu'une personne peut ouvrir. L'accès à la propriété contrôle les Colonnes que les utilisateurs peuvent voir et modifier. Par exemple, un répertoire d'équipe peut afficher les noms et les rôles à tout le monde, tandis que seule votre équipe RH peut voir la Colonne des salaires.

Vous pouvez également permettre à un large groupe de voir une Colonne alors que seules quelques personnes peuvent la modifier. Cela fonctionne bien pour une Colonne État ou approbation.

• Votre espace de travail doit être sur un Forfait Business ou Forfait Enterprise pour gérer l'accès à la propriété.

• Vous avez besoin d'un Accès complet à la base de données pour modifier l'accès à la propriété.

• Vous pouvez définir des règles d'accès à la propriété sur le Web ou sur ordinateur, mais pas sur mobile. Les règles que vous créez s'appliqueront toujours lorsque les utilisateurs ouvriront la base de données sur mobile.

1. Ouvrez la base de données dans une /table sur le Web ou sur ordinateur. Utilisez la base de données originale, pas une /liée de celle-ci.

2. Ouvrez le menu de la Colonne que vous souhaitez contrôler.

3. Sélectionnez Accès à la propriété.

4. Choisissez l'accès par défaut pour toute personne pouvant ouvrir la base de données.

5. Ajoutez une exception pour chaque personne, groupe, propriété de personne ou agent ayant besoin d'un accès différent, puis choisissez son niveau d'accès.

6. Sélectionnez Aperçu et choisissez une personne pour voir quelle autorisation lui serait attribuée.

7. Enregistrez la règle.

Il s'agit des niveaux d’accès par défaut que vous avez définis ci-dessus pour toute personne pouvant ouvrir la base de données.

• Hériter de la base de données : L'accès de la personne à l'ensemble de la base de données détermine ce qu'elle peut faire avec la Colonne.

• Peut modifier la propriété et les valeurs : La personne peut modifier la propriété et ses valeurs.

• Peut modifier les valeurs uniquement : La personne peut modifier les valeurs, mais pas la propriété.

• Peut voir la propriété uniquement : La personne peut voir que la Colonne existe, mais aucune de ses valeurs.

• Peut voir la propriété et les valeurs : La personne peut voir que la Colonne existe et en voir les valeurs.

• Aucun accès : La Colonne et ses valeurs sont masquées pour cette personne.

Si vous utilisez une propriété de personne dans votre base de données – par exemple, vous avez une base de données de projets avec une propriété Propriétaire du projet – vous pouvez rendre le niveau d'accès des autres propriétés de la base de données dépendant de la valeur de cette propriété de personne.

Dans l'exemple de la base de données de projets, vous pouvez avoir une Colonne Coût avec le coût du projet. Vous souhaitez que chaque propriétaire de projet ait accès pour voir et modifier le coût de son propre projet, mais pas celui des autres projets de cette base de données. Vous pouvez le faire en accordant un accès Peut modifier les valeurs uniquement à la propriété de personne Propriétaire du projet.

Cela n'accordera pas l'accès à l'ensemble complet des valeurs pour cette propriété. Si vous souhaitez qu'un propriétaire de projet ait accès pour modifier toutes les valeurs, vous devrez lui accorder des autorisations supplémentaires.

• Les personnes ayant un Accès complet à la base de données ont toujours un accès complet à toutes les propriétés, quel que soit le paramètre. Elles ne sont jamais restreintes par une règle de colonne. Testez toujours avec quelqu'un qui n'a pas d'accès complet.

• L'accès aux propriétés dépend de l'accès à la page. Une règle de colonne ne donne jamais à quelqu'un accès à une page de base de données qu'il ne peut pas déjà ouvrir.

• Une vue qui filtre, trie ou groupe par une colonne qu'une personne ne peut pas voir risque de ne pas s'ouvrir pour elle. Nous recommandons de configurer des vues adaptées au niveau d’accès du public visé.

• Si une personne correspond à plus d'une exception, Notion lui accorde le niveau d’accès le moins restrictif.

• Notion respecte l'accès le plus large dont dispose une personne. Si quelqu'un voit toujours une colonne que vous avez restreinte, vérifiez le reste du menu Partager pour voir s'il existe un accès plus large.

• Des autorisations spécifiques peuvent être accordées aux agents sur les propriétés. Notion AI hérite généralement des autorisations de l'utilisateur. Si l'utilisateur ne peut pas voir une colonne, son agent ne peut ni la lire ni la remplir. Notez que cela signifie que Notion AI ou un agent peut signaler que la colonne n'existe pas.

• La restauration d'une version antérieure d'une base de données conservera les règles d'accès aux propriétés de la version actuelle.

• Les types de colonnes suivants ne peuvent pas être restreints :

  • Titre

  • Identifiant

  • La personne qui l’a créé

  • Date de création

  • Dernière modification par

  • Dernière modification

  • Certains types de propriétés synchronisées

  • Propriétés de relation de sous-élément ou de parent

• Vous ne pouvez pas gérer l'accès aux propriétés dans une base de données wiki.

• Vous ne pouvez pas créer ou modifier des règles depuis votre téléphone. Les règles que vous avez déjà créées continuent de s'y appliquer.

• Une base de données avec de nombreuses règles d'accès aux propriétés peut se charger plus lentement, en particulier dans les vues qui trient, filtrent ou regroupent par une propriété restreinte.

Je ne trouve pas l'accès à la propriété.

Vérifiez que votre espace de travail est sur un forfait Business ou Enterprise, que vous disposez d'un Accès complet à la base de données et que vous utilisez la version web ou de bureau.

Quelqu'un peut toujours voir une Colonne que j'ai restreinte.

Vérifiez d'abord si cette personne dispose d'un Accès complet à la base de données, car les règles de Colonne ne les restreignent jamais. Examinez ensuite les paramètres de partage de la page et de la base de données, l'accès par défaut de la Colonne et chaque exception à l'aide de la fonctionnalité de prévisualisation. Notion applique toujours le niveau d'accès le plus large dont dispose une personne.

Une vue ne s'ouvre pas pour certaines personnes.

Vérifiez si la vue filtre, trie ou groupe par une Colonne que ces personnes ne peuvent pas voir. Si c'est le cas, orientez-les vers une vue qui n'utilise pas cette Colonne.

Notion AI ou un agent indique que la Colonne n'existe pas.

Cela signifie généralement qu'il n'a pas accès à cette Colonne. Vérifiez les paramètres de partage de la base de données et de la page, puis l'accès par défaut de la Colonne et ses exceptions.

Un bouton, une automatisation, une formule ou une agrégation a cessé de fonctionner.

Essayez le même flux de travail qu'une personne qui peut voir la Colonne. Si cela fonctionne pour elle, c'est que la personne qui l'exécute n'a pas accès à une Colonne nécessaire au flux de travail.

• Paramètres de partage et d’autorisations

• Propriétés des bases de données

• Vues, filtres et tris