Hallitse tietokannan ominaisuuden käyttöoikeuksia

Sivutason käyttöoikeuksien avulla voit hallita, mitä tietokantasivuja kukin voi avata. Ominaisuuden käyttöoikeudet ohjaavat sitä, mitä sarakeita käyttäjät voivat nähdä ja muuttaa. Esimerkiksi tiimin hakemisto voi näyttää nimet ja roolit kaikille, kun taas vain henkilöstötiimisi voi nähdä palkkasarakkeen.

Voit myös antaa laajalle ryhmälle mahdollisuuden tarkastella Saraketta, vaikka vain harvat voivat muokata sitä. Tämä toimii hyvin tila- tai hyväksyntä-Sarakkeen kohdalla.

• Työtilasi on oltava Business- tai Enterprise-sopimuksessa, jotta voit hallita ominaisuuksien käyttöoikeuksia.

• Tarvitset Täydet käyttöoikeudet tietokantaan voidaksesi muokata ominaisuuksien käyttöoikeuksia.

• Voit määrittää ominaisuuden käyttöoikeussääntöjä verkossa tai työpöytäsovelluksessa, mutta et mobiililaitteella. Luomasi säännöt pätevät silti, kun käyttäjät avaavat tietokannan mobiililaitteella.

1. Avaa tietokanta /taulukkonäkymässä verkossa tai työpöytäsovelluksessa. Käytä alkuperäistä tietokantaa, älä sen /linkitettyä näkymää.

2. Avaa sen Sarakkeen valikko, jota haluat hallita.

3. Valitse Ominaisuuksien käyttöoikeudet.

4. Valitse /oletus kaikille, jotka voivat avata tietokannan.

5. Lisää poikkeus jokaiselle henkilölle, ryhmälle, henkilöominaisuudelle tai palvelijalle, joka tarvitsee erilaiset käyttöoikeudet, ja valitse sitten heidän käyttöoikeutensa.

6. Valitse Esikatselu ja valitse henkilö nähdäksesi, mikä käyttöoikeus heille asetettaisiin.

7. Tallenna sääntö.

Nämä ovat yllä asettamasi /oletuskäyttöoikeudet kaikille, jotka voivat avata tietokannan.

• Peri tietokannalta: Henkilön käyttöoikeus koko tietokantaan määrittää, mitä hän voi tehdä sarakkeella.

• Muokkaus sallittu ominaisuudelle ja arvoille: Henkilö voi muokata ominaisuutta ja sen arvoja.

• Muokkaus sallittu vain arvoille: Henkilö voi muokata arvoja, mutta ei ominaisuutta.

• Tarkastelu sallittu vain ominaisuudelle: Henkilö näkee, että ominaisuus on olemassa, mutta sen arvoja ei.

• Tarkastelu sallittu ominaisuudelle ja arvoille: Henkilö näkee, että ominaisuus on olemassa ja sen arvot.

• Ei käyttöoikeutta: Ominaisuus ja sen arvot on piilotettu kyseiseltä henkilöltä.

Jos käytät henkilöominaisuutta tietokannassasi – sinulla on esimerkiksi projektitietokanta, jossa on Projektin omistaja -ominaisuus – voit tehdä tietokannan muiden ominaisuuksien käyttöoikeustasosta riippuvaisen kyseisen henkilöominaisuuden arvosta.

Projektitietokantaesimerkissä sinulla voi olla Kustannus-sarake, jossa ovat projektin kustannukset. Haluat, että jokainen projektin omistaja näkee ja voi muokata oman projektinsa kustannuksia, mutta ei muiden tietokannan projektien kustannuksia. Voit tehdä tämän myöntämällä Muokkaus sallittu vain arvoille -käyttöoikeuden Projektin omistaja -henkilöominaisuuteen.

Tämä ei myönnä käyttöoikeutta tämän ominaisuuden kaikkiin arvoihin. Jos haluat, että projektin omistajalla on oikeus muokata kaikkia arvoja, sinun on myönnettävä hänelle lisäoikeuksia.

• Henkilöillä, joilla on Täydet käyttöoikeudet tietokantaan, on aina täydet käyttöoikeudet kaikkiin ominaisuuksiin asetuksesta riippumatta. Sarakkeen sääntö ei koskaan rajoita heitä. Testaa aina henkilöllä, jolla ei ole täydet käyttöoikeudet.

• Ominaisuuksien käyttöoikeus riippuu sivun käyttöoikeudesta. Sarakkeen sääntö ei koskaan anna kenellekään pääsyä tietokannan sivulle, jota hän ei voi jo avata.

• Näkymä, joka suodattaa, lajittelee tai ryhmittelee sarakkeen mukaan, jota joku ei näe, ei ehkä avaudu hänelle. Suosittelemme määrittämään näkymät kohderyhmän käyttöoikeustason mukaan.

• Jos henkilö täyttää useamman kuin yhden poikkeuksen ehdot, Notion antaa hänelle vähiten rajoittavan käyttöoikeustason.

• Notion noudattaa laajinta henkilöllä olevaa käyttöoikeutta. Jos joku näkee edelleen rajoittamasi sarakkeen, tarkista Jaa-valikon muut kohdat laajemman käyttöoikeuden varalta.

• Agenttien käyttöoikeudet ominaisuuksiin voidaan määrittää erikseen. Notion AI perii yleensä käyttäjän käyttöoikeudet. Jos käyttäjä ei näe ominaisuutta, hänen agenttinsa ei voi lukea tai täyttää sitä. Huomaa, että tämä tarkoittaa, että Notion AI tai agentti saattaa ilmoittaa, ettei ominaisuutta ole olemassa.

• Tietokannan vanhemman version palauttaminen säilyttää nykyisen version ominaisuuksien käyttöoikeussäännöt.

• Seuraavia saraketyyppejä ei voi rajoittaa:

  • Otsikko

  • ID

  • Luonut

  • Luomisaika

  • Viimeksi muokannut

  • Muokattu viimeksi

  • Tietyntyyppiset synkronoidut ominaisuudet

  • Alakohta- tai yläsuhderelaatio-ominaisuudet

• Et voi hallita ominaisuuksien käyttöoikeuksia wiki-tietokannassa.

• Et voi luoda tai muuttaa sääntöjä puhelimellasi. Jo luomasi säännöt ovat kuitenkin voimassa myös siellä.

• Tietokanta, jossa on paljon ominaisuuksien käyttöoikeussääntöjä, saattaa latautua hitaammin, erityisesti näkymissä, jotka lajittelevat, suodattavat tai ryhmittelevät rajoitetun ominaisuuden mukaan.

En löydä Ominaisuuksien käyttöoikeudet.

Tarkista, että työtilasi on Business- tai Enterprise-sopimuksessa, että sinulla on Täydet käyttöoikeudet tietokantaan ja että käytät verkko- tai työpöytäversiota.

Joku näkee edelleen sen sarakkeen, jonka rajoitin.

Tarkista ensin, onko kyseisellä henkilöllä Täydet käyttöoikeudet tietokantaan, sillä sarakesäännöt eivät koskaan rajoita heitä. Tarkista sitten sivun ja tietokannan jakamisasetukset, sarakkeen oletuskäyttöoikeus ja jokainen poikkeus Esikatselu-ominaisuudella. Notion soveltaa aina laajinta käyttöoikeutta, joka henkilöllä on.

Näkymä ei avaudu joillekin henkilöille.

Tarkista, suodattaako, lajitteleeko tai ryhmitteleekö näkymä sarakkeen mukaan, jota kyseiset henkilöt eivät näe. Jos näin on, ohjaa heidät näkymään, joka ei käytä kyseistä saraketta.

Notion AI tai agentti sanoo, ettei saraketta ole olemassa.

Tämä tarkoittaa yleensä sitä, ettei sillä ole käyttöoikeutta kyseiseen sarakkeeseen. Tarkista tietokannan ja sivun jakamisasetukset sekä sarakkeen oletuskäyttöoikeudet ja sen poikkeukset.

Painike, automaatio, kaava tai rollup lakkasi toimimasta.

Kokeile samaa työnkulkua kuin joku, joka näkee sarakkeen. Jos se toimii heillä, työnkulkua suorittavalta henkilöltä puuttuu käyttöoikeus sarakkeeseen, jota työnkulku tarvitsee.

• Jakaminen ja käyttöoikeusasetukset

• Tietokannan ominaisuudet

• Näkymät, suodattimet ja lajittelut