Administrar el acceso a la propiedad de la base de datos

El acceso a nivel de página te permite administrar qué páginas de la base de datos puede abrir alguien. El acceso a la propiedad controla qué columnas pueden ver y cambiar los usuarios. Por ejemplo, un directorio de equipo puede mostrar nombres y roles a todos, mientras que solo tu equipo de personal puede ver la columna de salario.

También puedes permitir que un grupo amplio vea una columna mientras que solo unas pocas personas pueden editarla. Eso funciona bien para una columna de Estado o approval.

• Tu espacio de trabajo debe estar en un plan Business o Enterprise para administrar el acceso a la propiedad.

• Necesitas Acceso completo a la base de datos para editar el acceso a la propiedad.

• Puedes configurar reglas de acceso a la propiedad en la web o en el escritorio, pero no en dispositivos móviles. Las reglas que crees seguirán aplicándose cuando las personas abran la base de datos en dispositivos móviles.

1. Abre la base de datos en una /tabla en la web o en el escritorio. Usa la base de datos original, no una /vinculada de ella.

2. Abre el menú de la columna que deseas controlar.

3. Selecciona Acceso a la propiedad.

4. Elige el acceso predeterminado para todos los que puedan abrir la base de datos.

5. Agrega una excepción para cada persona, grupo, propiedad de persona o agente que necesite algo diferente, y luego elige su nivel de acceso.

6. Selecciona Preview y elige a una persona para ver qué permiso se le asignaría.

7. Guarda la regla.

Estos son los niveles de acceso predeterminados que estableciste arriba para todos los que pueden abrir la base de datos.

• Inherit from database: El acceso de la persona a toda la base de datos determina lo que puede hacer con la columna.

• Puede editar propiedad y valores: La persona puede editar la propiedad y sus valores.

• Puede editar valores solamente: La persona puede editar los valores, pero no la propiedad.

• Puede ver propiedad solamente: La persona puede ver que la propiedad existe, pero ninguno de sus valores.

• Puede ver propiedad y valores: La persona puede ver que la propiedad existe y sus valores.

• No acceso: La propiedad y sus valores están ocultos para esa persona.

Si estás usando una propiedad de persona en tu base de datos (por ejemplo, tienes una base de datos de proyectos con una propiedad Propietario del proyecto), puedes hacer que el nivel de acceso de otras propiedades en la base de datos dependa del valor de esa propiedad de persona.

En el ejemplo de la base de datos de proyectos, puedes tener una columna Costo con el costo del proyecto. Quieres que cada propietario de proyecto tenga acceso para ver y editar el costo de su propio proyecto, pero no el costo de otros proyectos en esa base de datos. Puedes hacer esto otorgando acceso de Puede editar valores solamente a la propiedad de persona Propietario del proyecto.

Esto no otorgará acceso al conjunto completo de valores para esta propiedad. Si quieres que un propietario de proyecto tenga acceso para editar todos los valores, tendrías que otorgarle permisos adicionales.

• Las personas con Acceso completo a la base de datos siempre tienen acceso completo a todas las propiedades, independientemente de la configuración. Nunca están restringidas por una regla de propiedad. Siempre realiza pruebas con alguien que no tenga acceso completo.

• El acceso a la propiedad depende del acceso a la página. Una regla de propiedad nunca le da a alguien acceso a una página de base de datos que no pueda ya abrir.

• Es posible que una vista que filtre, ordene o agrupe por una propiedad que esas personas no puedan ver no se abra para esa persona. Recomendamos configurar vistas adaptadas al nivel de acceso de la audiencia prevista.

• Si una persona coincide con más de una excepción, Notion le otorga el nivel de acceso menos restrictivo.

• Notion respeta el acceso más amplio que tiene una persona. Si alguien sigue viendo una propiedad que restringiste, revisa el resto del menú Compartir para ver si hay un acceso más amplio.

• A los agentes se les puede otorgar sus propios permisos sobre las propiedades. Notion AI generalmente hereda los permisos del usuario. Si el usuario no puede ver una propiedad, entonces su agente no puede leerla ni completarla. Ten en cuenta que esto significa que Notion AI o un agente pueden indicar que la propiedad no existe.

• Restaurar una versión anterior de una base de datos conservará las reglas de acceso a la propiedad de la versión actual.

• Los siguientes tipos de columna no se pueden restringir:

  • Título

  • ID

  • Creado por

  • Fecha de creación

  • Última edición por

  • Última edición

  • Ciertos tipos de propiedades sincronizadas

  • Propiedades de relación de subítem o de padre

• No puedes administrar el acceso a la propiedad en una base de datos wiki.

• No puedes crear ni cambiar reglas desde tu teléfono. Las reglas que ya creaste siguen aplicándose allí.

• Una base de datos con muchas reglas de acceso a propiedades puede cargarse más lentamente, especialmente en vistas que ordenan, filtran o agrupan por una propiedad restringida.

No encuentro el Acceso a la propiedad.

Comprueba que tu espacio de trabajo tenga un plan Business o Enterprise, que tengas Acceso completo a la base de datos y que estés usando la versión web o de escritorio.

Alguien todavía puede ver una propiedad que restringí.

Primero, comprueba si esa persona tiene Acceso completo a la base de datos, ya que las reglas de propiedad nunca los restringen. Luego, revisa la configuración de uso compartido de la página y la base de datos, el acceso predeterminado de la propiedad y cada excepción usando la función de vista previa. Notion siempre aplica el nivel de acceso más amplio que tenga una persona.

Una vista no se abre para algunas personas.

Comprueba si la vista filtra, ordena o agrupa por una propiedad que esas personas no puedan ver. Si es así, dirígelos a una vista que no utilice esa propiedad.

Notion AI o un agente dice que la propiedad no existe.

Por lo general, esto significa que no tiene acceso a esa propiedad. Comprueba la configuración de uso compartido de la base de datos y de la página, y luego el acceso predeterminado de la propiedad y sus excepciones.

Un /botón, una automatización, una fórmula o un rollup dejaron de funcionar.

Prueba el mismo flujo de trabajo que alguien que pueda ver la propiedad. Si a esa persona le funciona, es porque a quien lo esté ejecutando le falta acceso a una propiedad que el flujo de trabajo necesita.

• Configuración de permisos y uso compartido

• Propiedades de la base de datos

• Vistas, filtros y órdenes