Gestionar el acceso a la propiedad de la base de datos

El acceso a nivel de página te permite gestionar qué páginas de la base de datos puede abrir alguien. El acceso a la propiedad controla qué columnas pueden ver y cambiar los usuarios. Por ejemplo, un directorio de equipo puede mostrar los nombres y los roles a todos, mientras que solo tu equipo de personas puede ver la columna de salario.

También puedes permitir que un grupo amplio vea una columna mientras que solo unas pocas personas puedan editarla. Esto funciona bien para una columna de Estado o Aprobación.

• Tu espacio de trabajo tiene que estar en un plan Business o Enterprise para gestionar el acceso a la propiedad.

• Necesitas Acceso completo a la base de datos para editar el acceso a la propiedad.

• Puedes configurar las reglas de acceso a la propiedad en la web o en el escritorio, pero no en el móvil. Las reglas que crees seguirán aplicándose cuando las personas abran la base de datos en el móvil.

1. Abre la base de datos en una vista de tabla en la web o en el escritorio. Utiliza la base de datos original, no una vista vinculada de la misma.

2. Abre el menú de la columna que quieras controlar.

3. Selecciona Acceso a la propiedad.

4. Elige el acceso predeterminado para todos los que puedan abrir la base de datos.

5. Añade una excepción para cada persona, grupo, propiedad de persona o agente que necesite algo distinto y, a continuación, elige su nivel de acceso.

6. Selecciona Vista previa y elige a una persona para ver qué permiso se le asignaría.

7. Guarda la regla.

Estos son los niveles de acceso predeterminados que has establecido anteriormente para todos los que pueden abrir la base de datos.

• Heredar de la base de datos: El acceso de la persona a toda la base de datos determina lo que puede hacer con la columna.

• Puede editar la propiedad y los valores: La persona puede editar la propiedad y sus valores.

• Puede editar solo los valores: La persona puede editar los valores, pero no la propiedad.

• Puede ver solo la propiedad: La persona puede ver que la columna existe, pero no sus valores.

• Puede ver la propiedad y sus valores: La persona puede ver que la columna existe y ver sus valores.

• No acceso: la columna y sus valores están ocultos para esa persona.

Si utilizas una propiedad de tipo persona en tu base de datos (por ejemplo, tienes una base de datos de proyectos con una propiedad Propietario del proyecto), puedes hacer que el nivel de acceso de otras propiedades de la base de datos dependa del valor de esa propiedad de tipo persona.

En el ejemplo de la base de datos de proyectos, puedes tener una columna Coste con el coste del proyecto. Quieres que cada propietario del proyecto tenga acceso para ver y editar el coste de su propio proyecto, pero no el de otros. Puedes hacerlo concediendo Puede editar solo los valores a la propiedad de tipo persona Propietario del proyecto.

Esto no concederá acceso al conjunto completo de valores para esta propiedad. Si quieres que un propietario del proyecto tenga acceso para editar todos los valores, tendrías que concederle permisos adicionales.

• Las personas con Acceso completo a la base de datos siempre tienen acceso completo a todas las propiedades, independientemente de la configuración. Nunca están restringidas por una regla de columna. Prueba siempre con alguien que no tenga acceso completo.

• El acceso a la propiedad depende del acceso a la página. Una regla de columna nunca da a alguien acceso a una página de base de datos que no pueda abrir ya.

• Es posible que una vista que filtre, ordene o agrupe por una columna que alguien no puede ver no se abra para esa persona. Recomendamos configurar vistas adaptadas al nivel de acceso del público objetivo.

• Si una persona coincide con más de una excepción, Notion le otorga el nivel de acceso menos restrictivo.

• Notion respeta el acceso más amplio que tiene una persona. Si alguien sigue viendo una columna que has restringido, comprueba el resto del menú Compartir para ver si hay un acceso más amplio.

• A los agentes se les pueden conceder sus propios permisos sobre las propiedades. IA de Notion suele heredar los permisos del usuario. Si el usuario no puede ver una columna, su agente no podrá leerla ni rellenarla. Ten en cuenta que esto significa que IA de Notion o un agente pueden informar de que la columna no existe.

• La restauración de una versión anterior de una base de datos conservará las reglas de acceso a la propiedad de la versión actual.

• Los siguientes tipos de columna no pueden restringirse:

  • Título

  • ID

  • Creado por

  • Fecha de creación

  • Última edición por

  • Última edición

  • Ciertos tipos de propiedades sincronizadas

  • Propiedades de relación de subelementos o elementos principales

• No puedes gestionar el acceso a la propiedad en una base de datos wiki.

• No puedes crear ni cambiar reglas desde tu teléfono. Las reglas que ya hayas creado siguen aplicándose allí.

• Una base de datos con muchas reglas de acceso a la propiedad puede cargarse más lentamente, especialmente en vistas que ordenan, filtran o agrupan por una propiedad restringida.

No encuentro Acceso a la propiedad.

Comprueba que tu espacio de trabajo esté en un plan Business o Enterprise, que tengas Acceso completo a la base de datos y que estés en la web o en el escritorio.

Alguien sigue pudiendo ver una columna que he restringido.

Primero, comprueba si esa persona tiene Acceso completo a la base de datos, ya que las reglas de columna nunca le restringen. Luego, revisa la configuración de uso compartido de la página y de la base de datos, el acceso predeterminado de la columna y cada excepción utilizando la función Vista previa. Notion siempre aplica el acceso más amplio que tenga una persona.

Una vista no se abre para algunas personas.

Comprueba si la vista filtra, ordena o agrupa por una columna que esas personas no pueden ver. Si es así, indícales una vista que no utilice esa columna.

IA de Notion o un agente dice que la columna no existe.

Normalmente, esto significa que no tiene acceso a esa columna. Comprueba la configuración de uso compartido de la base de datos y de la página, y luego el acceso predeterminado de la columna y sus excepciones.

Un botón, una automatización, una fórmula o un rollup han dejado de funcionar.

Prueba el mismo flujo de trabajo que alguien que pueda ver la columna. Si a esa persona le funciona, es que a quien lo está ejecutando le falta acceso a una columna que el flujo de trabajo necesita.

• Ajustes de permisos y uso compartido

• Propiedades de base de datos

• Vistas, filtros y órdenes