Datenbank-Eigenschaftszugriff verwalten

Der Zugriff auf Seitenebene ermöglicht es dir, zu verwalten, welche Datenbankseiten jemand öffnen kann. Der Eigenschaftszugriff steuert, welche Spalten Nutzer sehen und ändern können. So kann ein Teamverzeichnis Namen und Rollen allen anzeigen, während nur dein Personenteam die Gehaltsspalte sehen kann.

Du kannst auch einer breiten Gruppe erlauben, eine Spalte anzusehen, während nur wenige Personen sie bearbeiten können. Das funktioniert gut für eine Status- oder Genehmigungs-Spalte.

• Dein Workspace muss im Business- oder Enterprise Plan sein, um den Eigenschaftszugriff zu verwalten.

• Du benötigst Vollzugriff auf die Datenbank, um den Eigenschaftszugriff zu bearbeiten.

• Du kannst Eigenschaftszugriffsregeln im Web oder auf dem Desktop einrichten, jedoch nicht auf Mobilgeräten. Die von dir erstellten Regeln gelten weiterhin, wenn Personen die Datenbank auf Mobilgeräten öffnen.

1. Öffne die Datenbank in einer /tabelle im Web oder auf dem Desktop. Verwende die originale Datenbank, nicht eine /verlinkt-Ansicht davon.

2. Öffne das Menü für die Spalte, die du steuern möchtest.

3. Wähle Eigenschaftszugriff aus.

4. Wähle den Standardzugriff für alle, die die Datenbank öffnen können.

5. Füge für jede Person, Gruppe, Personeneigenschaft oder jeden Agenten, der etwas anderes benötigt, eine Ausnahme hinzu und wähle anschließend deren Zugriffsebene.

6. Wähle Vorschau aus und suche eine Person aus, um zu sehen, welche Berechtigung für sie festgelegt wäre.

7. Speichere die Regel.

Dies sind die Standardzugriffsebenen, die du oben für alle festgelegt hast, die die Datenbank öffnen können.

• Von Datenbank erben: Dein Zugriff auf die gesamte Datenbank bestimmt, was du mit der Spalte machen kannst.

• Kann Eigenschaft & Werte bearbeiten: Du kannst die Eigenschaft und ihre Werte bearbeiten.

• Kann nur Werte bearbeiten: Du kannst die Werte bearbeiten, aber nicht die Eigenschaft.

• Kann Eigenschaft nur ansehen: Du kannst sehen, dass die Spalte existiert, aber nicht ihre Werte.

• Eigenschaft & Werte anzeigen: Du kannst sehen, dass die Spalte existiert und ihre Werte einsehen.

• Kein Zugriff: Die Spalte und ihre Werte sind für dich verborgen.

Wenn du eine Personeneigenschaft in deiner Datenbank verwendest – zum Beispiel hast du eine Projektdatenbank mit einer Projektverantwortlicher-Eigenschaft –, kannst du die Zugriffsebene anderer Eigenschaften in der Datenbank vom Wert dieser Personeneigenschaft abhängig machen.

Im Beispiel einer Projektdatenbank hast du möglicherweise eine Kosten-Spalte, die die Projektkosten enthält. Du möchtest, dass jeder Projektverantwortliche Zugriff darauf hat, die Kosten seines eigenen Projekts einzusehen und zu bearbeiten, aber nicht auf die Kosten anderer Projekte in dieser Datenbank. Das erreichst du, indem du der Personeneigenschaft Projektverantwortlicher den Zugriff Kann nur Werte bearbeiten gewährst.

Das gewährt keinen Zugriff auf den vollständigen Satz an Werten dieser Eigenschaft. Wenn du möchtest, dass ein Projektverantwortlicher alle Werte bearbeiten darf, musst du ihm zusätzliche Berechtigungen geben.

• Personen mit Vollzugriff auf die Datenbank haben immer Vollzugriff auf alle Eigenschaften, unabhängig von der Einstellung. Sie werden niemals durch eine Spaltenregel eingeschränkt. Teste immer mit jemandem, der keinen Vollzugriff hat.

• Der Eigenschaftszugriff hängt vom Seitenzugriff ab. Eine Spaltenregel verschafft niemandem Zugriff auf eine Datenbankseite, die er nicht bereits öffnen kann.

• Eine Ansicht, die nach einer Spalte filtert, sortiert oder gruppiert, die du nicht sehen kannst, öffnet sich möglicherweise nicht für dich. Ich empfehle, Ansichten einzurichten, die auf die Zugriffsebene der vorgesehenen Zielgruppe zugeschnitten sind.

• Wenn bei dir mehr als eine Ausnahme zutrifft, gewährt dir Notion die am wenigsten restriktive Zugriffsebene.

• Notion respektiert den umfassendsten Zugriff, den du hast. Wenn jemand dennoch eine Spalte sieht, die du eingeschränkt hast, überprüfe das restliche Teilen-Menü auf weiterreichende Zugriffsrechte.

• Agenten können eigene Berechtigungen für Eigenschaften erhalten. Notion-KI erbt normalerweise deine Berechtigungen. Wenn du eine Spalte nicht sehen kannst, kann dein Agent sie weder lesen noch ausfüllen. Hinweis: Das bedeutet, dass Notion-KI oder ein Agent möglicherweise meldet, dass die Spalte nicht existiert.

• Wenn du eine ältere Version einer Datenbank wiederherstellst, bleiben die Eigenschaftszugriffsregeln der aktuellen Version erhalten.

• Die folgenden Spaltentypen können nicht eingeschränkt werden:

  • Titel

  • ID

  • Erstellt von

  • Erstellt um

  • Zuletzt bearbeitet von

  • Letzte Änderung um

  • Bestimmte Arten von synchronisierten Eigenschaften

  • Unterelement- oder übergeordnete Verknüpfungseigenschaften

• Du kannst den Eigenschaftszugriff in einer Wiki-Datenbank nicht verwalten.

• Du kannst Regeln nicht von deinem Telefon aus erstellen oder ändern. Regeln, die du bereits erstellt hast, gelten dort weiterhin.

• Eine Datenbank mit vielen Eigenschaftszugriffsregeln lädt möglicherweise langsamer, besonders in Ansichten, die nach einer eingeschränkten Eigenschaft sortieren, filtern oder gruppieren.

Ich kann den Eigenschaftszugriff nicht finden.

Überprüfe, ob dein Workspace in einem Business- oder Enterprise Plan ist, ob du Vollzugriff auf die Datenbank hast und ob du das Web oder den Desktop nutzt.

Jemand kann immer noch eine Spalte sehen, die ich eingeschränkt habe.

Überprüfe zuerst, ob die betreffende Person Vollzugriff auf die Datenbank hat, da Spaltenregeln sie niemals einschränken. Anschließend sieh dir die Freigabeeinstellungen der Seite und der Datenbank, den Standardzugriff der Spalte sowie jede Ausnahme mithilfe der Vorschaufunktion an. Notion wendet immer den umfassendsten Zugriff an, den jemand hat.

Eine Ansicht öffnet sich bei manchen nicht.

Überprüfe, ob die Ansicht nach einer Spalte filtert, sortiert oder gruppiert, die du nicht sehen kannst. Falls ja, verweise die betroffenen Personen auf eine Ansicht, in der diese Spalte nicht genutzt wird.

Notion-KI oder ein Agent meldet, dass die Spalte nicht existiert.

Das bedeutet normalerweise, dass du keinen Zugriff auf diese Spalte hast. Überprüfe die Freigabeeinstellungen der Datenbank und der Seite sowie den Standardzugriff der Spalte und deren Ausnahmen.

Ein /button, eine Automatisierung, eine Formel oder ein Rollup funktioniert nicht mehr.

Probiere denselben Workflow wie jemand, der die Spalte sehen kann. Wenn er dort funktioniert, bedeutet das, dass derjenige, der den Workflow ausführt, keinen Zugriff auf eine für den Workflow benötigte Spalte hat.

• Einstellungen für Freigabe und Berechtigungen

• Datenbankeigenschaften

• Ansichten, Filter und Sortierungen