Administrer egenskabsadgang til databasen

Adgang på sideniveau lader dig administrere, hvilke databasesider nogen kan åbne. Egenskabsadgang styrer, hvilke kolonner brugere kan se og redigere. For eksempel kan en teamoversigt vise navne og roller til alle, mens kun dit personaleteam kan se lønkolonnen.

Du kan også lade en bred gruppe se en kolonne, mens kun få personer kan redigere den. Det fungerer godt til en status- eller godkendelseskolonne.

• Dit arbejdsområde skal være på en Business- eller Enterprise-abonnement for at administrere egenskabsadgang.

• Du skal have Fuld adgang til databasen for at redigere egenskabsadgang.

• Du kan oprette regler for egenskabsadgang på web eller desktop, men ikke på mobil. Regler, som du opretter, vil stadig gælde, når folk åbner databasen på mobil.

1. Åbn databasen i en /tabelvisning på web eller desktop. Brug den oprindelige database, ikke en /tilknyttet visning af den.

2. Åbn menuen for den kolonne, du vil styre.

3. Vælg Egenskabsadgang.

4. Vælg /standardadgangen for alle, der kan åbne databasen.

5. Tilføj en undtagelse for hver person, gruppe, personegenskab eller agent, der har brug for noget andet, og vælg derefter deres adgangsniveau.

6. Vælg Forhåndsvisning og vælg en person for at se, hvilken tilladelse der vil blive tildelt dem.

7. Gem reglen.

Dette er de /standardadgangsniveauer, som du indstillede ovenfor for alle, der kan åbne databasen.

• Arv fra database: Personens adgang til hele databasen bestemmer, hvad de kan gøre med kolonnen.

• Kan redigere egenskab og værdier: Personen kan redigere egenskaben og dens værdier.

• Kan kun redigere værdier: Personen kan redigere værdierne, men ikke egenskaben.

• Kan kun se egenskab: Personen kan se, at kolonnen eksisterer, men ingen af dens værdier.

• Kan se egenskab & værdier: Personen kan se, at kolonnen eksisterer, og se dens værdier.

• Ingen adgang: Kolonnen og dens værdier er skjult for den person.

Hvis du bruger en personegenskab i din database - for eksempel har du en projektdatabase med en Projektansvarlig-egenskab - kan du gøre adgangsniveauet for andre egenskaber i databasen afhængig af værdien af den personegenskab.

I eksemplet med projektdatabasen har du muligvis en Omkostning-kolonne med projektets omkostninger. Du ønsker, at hver projektansvarlig skal have adgang til at se og redigere omkostningerne for deres eget projekt, men ikke omkostningerne for andre projekter i den database. Det kan du gøre ved at give Kan kun redigere værdier-adgang til Projektansvarlig-personegenskab.

Dette giver ikke adgang til det fulde sæt af værdier for denne egenskab. Hvis du vil have, at en projektansvarlig skal have adgang til at redigere alle værdier, skal du give dem yderligere tilladelser.

• Personer med Fuld adgang til databasen har altid fuld adgang til alle egenskaber, uanset indstillingen. De begrænses aldrig af en kolonneregel. Test altid med en person, der ikke har fuld adgang.

• Egenskabsadgang er afhængig af sideadgang. En kolonneregel giver aldrig nogen adgang til en databaseside, som de ikke allerede kan åbne.

• En visning, der filtrerer, sorterer eller grupperer efter en kolonne, som nogen ikke kan se, åbner muligvis ikke for dem. Vi anbefaler at oprette visninger, der er skræddersyet til den tilsigtede målgruppes adgangsniveau.

• Hvis en person matcher mere end én undtagelse, giver Notion dem det mindst restriktive adgangsniveau.

• Notion respekterer den bredeste adgang, en person har. Hvis nogen stadig kan se en kolonne, du har begrænset, skal du tjekke resten af menuen Del for bredere adgang.

• Agenter kan tildeles deres egne tilladelser til egenskaber. Notion AI arver normalt brugerens tilladelser. Hvis brugeren ikke kan se en kolonne, kan deres agent ikke læse den eller udfylde den. Bemærk, at dette betyder, at Notion AI eller en agent kan rapportere, at kolonnen ikke eksisterer.

• Gendannelse af en ældre version af en database vil bevare den aktuelle versions egenskabsadgangsregler.

• Følgende kolonnetyper kan ikke begrænses:

  • Titel

  • ID

  • Oprettet af

  • Tidspunkt for oprettelse

  • Sidst redigeret af

  • Sidst redigeret

  • Visse typer synkroniserede egenskaber

  • Underemne- eller overordnet relationsegenskaber

• Du kan ikke administrere egenskabsadgang i en wiki-database.

• Du kan ikke oprette eller ændre regler fra din telefon. Regler, som du allerede har oprettet, gælder stadig der.

• En database med mange regler for egenskabsadgang kan indlæses langsommere, især i visninger, der sorterer, filtrerer eller grupperer efter en begrænset egenskab.

Jeg kan ikke finde Egenskabsadgang.

Tjek, at dit arbejdsområde er på et Business- eller Enterprise-abonnement, at du har Fuld adgang til databasen, og at du er på web eller desktop.

Nogen kan stadig se en kolonne, jeg har begrænset.

Tjek først, om den person har Fuld adgang til databasen, da kolonneregler aldrig begrænser dem. Gennemgå derefter indstillingerne for deling af side og database, kolonnens standardadgang samt hver undtagelse ved hjælp af forhåndsvisningsfunktionen. Notion anvender altid den bredeste adgang, en person har.

En visning vil ikke åbne for nogle personer.

Tjek, om visningen filtrerer, sorterer eller grupperer efter en kolonne, som de personer ikke kan se. Hvis den gør, så henvis dem til en visning, der ikke bruger den kolonne.

Notion AI eller en agent siger, at kolonnen ikke findes.

Dette betyder normalt, at den ikke har adgang til den kolonne. Tjek indstillingerne for deling af database og side, og derefter kolonnens standardadgang og dens undtagelser.

En knap, automatisering, formel eller rollup er holdt op med at virke.

Prøv den samme arbejdsgang som en person, der kan se kolonnen. Hvis det virker for dem, mangler personen, der kører det, adgang til en kolonne, som arbejdsgangen skal bruge.

• Indstillinger for deling og tilladelser

• Databaseegenskaber

• Visninger, filtre og sorteringer